EDI in der Handelslogistik

Effizienz steigern und Kosten sparen

Das Zusammenspiel unterschiedlicher Lieferanten sowie ein riesiges Datenvolumen, das tagtäglich verarbeitet werden muss, stellen für die Handelslogistik besondere Herausforderungen dar. Elektronischer Datenaustausch (EDI) sorgt dafür, dass die in Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen enthaltenen Daten so effizient wie möglich verarbeitet werden können. In diesem Beitrag erläutert EDITEL-Experte Richard Frey, welche Kosteneinsparungen sich durch den Einsatz von EDI ergeben, ab wann sich der Einsatz einer integrierten EDI-Lösung wirtschaftlich rentiert und wie durch den Einsatz neuer Technologien wie KI die Effizienz in der Handelslogistik weiter gesteigert werden kann.

Welchen Herausforderungen muss sich die Handelslogistik heute stellen?

Zu den größten Herausforderungen zählen sicher die riesigen und täglich zu verarbeitenden Datenmengen sowie das Zusammenspiel mit den vielen unterschiedlichen Akteuren – sprich Lieferanten. Dazu ein paar Zahlen: Laut Statistik Austria gibt es allein in Österreich mehr als 4.100 Produzenten von Lebensmitteln. Ein klassischer Supermarkt hat im Schnitt fast 12.000 Produkte gelistet, bei Diskontern sind es weniger, bei Vollsortimentern deutlich mehr. Auch wenn ein Supermarkt nur von einem Bruchteil der genannten Lieferanten beliefert wird, entsteht ein enormer Workload an Daten, der verarbeitet werden muss. Dazu kommen in Spitzenzeiten – wie etwa zu Ostern oder Weihnachten – die schwer prognostizierbaren Mengen, die der Handel tatsächlich benötigt. Um eine Verknappung der Waren in den Geschäften zu verhindern, muss der Produzent bzw. das Logistikunternehmen so schnell wie möglich wissen, wenn eine Ware in einem Geschäft knapp wird. Das funktioniert nur über die Kollaboration der Geschäftspartner und den Austausch von Informationen in Echtzeit.

Welche Rolle spielt EDI bei der Verarbeitung dieser Daten?

Das „Werkzeug EDI“ sorgt dafür, dass dieses Zusammenspiel klappt. Dabei tauschen Handelsunternehmen und Hersteller in der Regel Logistiknachrichten elektronisch über EDI aus. Das bringt immense Vorteile, wie etwa, dass der Lieferant auf die Bestellung (ORDERS) sofort reagieren kann. Auch die elektronische Verarbeitung des Lieferscheins (DESADV) spielt in diesem Prozess eine bedeutende Rolle: Nur durch diese Nachricht kann eine exakte Planung und Durchführung der Wareneingänge garantiert werden. EDI reduziert dabei den Verwaltungsaufwand, da der Datenaustausch automatisiert erfolgt und die Integration in Vorsysteme wie Warenwirtschaft oder ERP (Enterprise Resource Planning) ohne Medienbruch vollzogen wird. Die Fehlerquote wird gesenkt, Prozesse werden vereinfacht und vereinheitlicht. Eventuelle manuelle Eingaben lassen sich auf ein notwendiges Minimum reduzieren. All das führt zu einer Beschleunigung der Prozesse und der damit verbundenen Effizienzsteigerung.

Unser Kerngeschäft bei EDITEL besteht darin, mittels EDI den Austausch der Daten, u.a. aus Bestellungen (ORDERS), Lieferscheinen (DESADV) oder Rechnungen (INVOIC) zu automatisieren, bzw. die Prozesse so aufzusetzen, dass dies auch gelingt. Im Lauf der Jahre haben wir uns durch die Zusammenarbeit mit zahlreichen namhaften Unternehmen aus Industrie und Handel ein umfangreiches Verständnis für diese Prozesse angeeignet und eine hohe Lösungskompetenz aufgebaut.

Welche aktuellen Entwicklungen könnten in Zukunft dazu beitragen, die Logistikprozesse bzw. die Kapazitätsplanung noch weiter zu verbessern?

Durch den digitalen Datenaustausch zwischen Lieferanten und Händlern ist es schon heute üblich, dass das Warenwirtschaftssystem Alarm schlägt, wenn eine Ware knapp zu werden droht. Tools auf Basis künstlicher Intelligenz werden in Zukunft noch mehr dazu beitragen, die Mengenfindung schon im Vorfeld weiter zu verbessern. Speziell in den zuvor angesprochenen Spitzenzeiten, in denen die benötigte Menge der Waren extrem schwer einzuschätzen ist, könnten mittels KI die Prognosen deutlich verbessert werden.

Was sind die größten Vorteile von voll integrierten Prozessen in der Lieferkette eines Handelsunternehmens?

Durch die Automatisierung der Prozesse kommt es zu einer Effizienzsteigerung entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Eine EDI-gestützte Lieferkette funktioniert ohne manuelle Eingriffe, womit mögliche Fehlerquellen ausgeschaltet werden. Die nahtlose Integration ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit und verbessert die Kommunikation zwischen den beteiligten Geschäftspartnern. Dazu kommt, dass sich Unternehmen, die EDI einsetzen wollen, schon im Vorfeld mit ihren Prozessen auseinandersetzen und dafür sorgen, dass sie über saubere Stammdaten verfügen. Damit werden weitere mögliche Fehlerquellen eliminiert, was letztendlich die Kundenzufriedenheit erhöht.

Inwiefern kann EDI dazu beitragen, die Kosten in der Lieferkette zu senken?

Die potenziellen Kosteneinsparungen konzentrieren sich in erster Linie auf Prozesskosten. Nehmen wir als Beispiel die Anlieferung von 32 Paletten mit Getränken: Bei einer händischen Erfassung des Wareneingangs würde dies fünf bis zehn Minuten dauern. Allein bei diesem einen Vorgang erspart man sich dank EDI einen Großteil der Zeit und die Übernahme dauert dann nur noch weniger als 2 Minuten. Das klingt jetzt nicht viel, aber wenn man 200 bis 300 Wareneingänge hat, ergibt das eine Zeitersparnis von bis zu 600 Minuten. Rechnet man das auf 1.000 Filialen hoch, sind das 600.000 Minuten oder 10.000 Stunden an eingesparter Zeit. 10.000 Stunden, in denen sich die MitarbeiterInnen am Point of Sale um die KundInnen kümmern können, anstatt ihre Zeit mit der Erfassung von Wareneingängen zu „verschwenden“.

Wie steht es im Hinblick auf die Transparenz und damit Rückverfolgbarkeit der Daten?

Der Einblick in die Supply Chain gewinnt aufgrund aktueller gesetzlicher Anforderungen (Stichwort Lieferkettengesetz und Entwaldungsrichtlinie) immer mehr an Bedeutung. Dazu kommt, dass auch der Konsument immer mehr über die Herkunft seiner Produkte wissen will.

Das heißt, die Information zu den Produkten muss entlang der gesamten Lieferkette verfügbar sein bzw. mitgereicht werden. Diese Rückverfolgbarkeit wird durch die Zusammenarbeit mit unserem Mutterunternehmen GS1 Austria, das dafür – je nach individuellem Bedarf – unterschiedliche Lösungen bietet, gewährleistet.

Ab welcher Größenordnung eines Unternehmens lohnt sich eine integrierte EDI-Lösung?

Unternehmen mit geringerem Bestellvolumen können problemlos und kostengünstig über unsere Web-EDI-Lösung angebunden werden, wozu lediglich ein Internetzugang benötigt wird. Eine integrierte Lösung zahlt sich vor allem bei einer regelmäßigen Geschäftsbeziehung und einem größerem Bestellvolumen aus, setzt aber voraus, dass im Unternehmen ein ERP- bzw. Warenwirtschaftssystem vorhanden ist, in das die EDI-Lösung eingebunden werden kann.

Wenn Sie wissen möchten, wie auch Ihr Unternehmen seine Supply Chain durch Elektronischen Datenaustausch (EDI) optimieren kann, stehen meine KollegInnen und ich Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung. Bitte benützen Sie dazu einfach die Kontaktbox (rechts) und übermitteln Sie uns Ihre Nachricht.

Zur Person

Richard Frey
Business Development Manager bei EDITEL Austria