eBilling Leitfaden für Lieferanten
Dieser Leitfaden zeigt Lieferantenunternehmen in 7 Schritten alle relevanten Informationen für die Umsetzung eines ausschließlich elektronischen Rechnungsaustausches. Beschrieben wird die Umsetzung des elektronischen Rechnungsdatenaustausches mit Digitaler Signatur in Österreich.
1. Einigung mit dem Geschäftspartner
Ihr Geschäftspartner muss dem Versand bzw. Empfang von elektronischen Rechnungen zustimmen.
2. Verwendung des korrekten elektronischen Rechnungsstandards
Für Konsumgüterhandel und Industrie in Österreich wurde ein Rechnungsstandard von GS1 Austria /ECR Austria für den Austausch elektronischer
Geschäftsdokumente (EDI) definiert. Stellen Sie (ggf. bei Ihrem Softwarepartner) sicher, dass beim Rechnungsaustausch dieses Standardformat angewendet wird.
3. Analyse der eigenen Infrastruktur
Sie nutzen bereits ein EDI-Konvertersystem? Kontaktieren Sie bitte Ihren EDI-Softwarepartner bezüglich eines Angebots für eBilling mit digitaler Signatur. Stellen Sie dabei die Archivierung der elektronischen Daten (7 Jahre) sicher.
Sie nutzen den webIT client oder tradeIT? In diesem Fall benötigen Sie - außer dem Einspielen des Zertifikates - KEINE zusätzlichen technischen Anpassungen. Die Digitale Signatur und Archivierung der Rechnungsdaten sind bereits in der Software integriert.
Sie nutzen bisher kein EDI? Kontaktieren Sie bitte EDITEL Austria.
4. Beantragen eines fortgeschrittenen Zertifikates
Das fortgeschrittene Zertifikat ist in Österreich eine Grundvoraussetzung für eBilling mit digitaler Signatur. Es muss von einem autorisierten österreichischen Zertifikatsanbieter ausgestellt werden und kostet je nach Anbieter zwischen 40 EUR und 240 EUR pro Jahr. Das Zertifikat kann bei den meisten Anbietern ONLINE bestellt werden. Sollten Sie Unterstützung beim Bestellprozess benötigen, stehen Ihnen die Mitarbeiter von EDITEL Austria gern zur Verfügung!
5. Einspielen des fortgeschrittenen Zertifikates
Spielen Sie das fortgeschrittene Zertifikat in Ihre Softwareumgebung (Konverter, trade IT oder webIT client) ein und übermitteln Sie Ihrem Geschäftspartner das Zertifikat per E-Mail. Anschließend beginnen Sie mit dem Austausch von signierten elektronischen Rechnungen im Testbetrieb.
Achtung: Die Zertifikate haben nur eine begrenzte Gültigkeitsdauer. Es ist sicherzustellen, dass rechtzeitig vor Ablauf der Gültigkeitsdauer das bestehende Zertifikat verlängert bzw. ein neues Zertifikat beantragt wird. Außerdem muss dem Rechnungsempfänger das neue Zertifikat auch zeitgerecht, vor der erstmaligen Verwendung der Signatur, übermittelt werden. Rechnungen mit abgelaufenen oder ungültigen Zertifikaten dürfen vom Rechnungsempfänger nicht verarbeitet werden!
6. Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Rechnungssteller und Rechnungsempfänger sollten eine Verfahrensdokumentation erstellen. Diese Dokumentation ist bei der Prüfung durch die Finanzverwaltung auf Verlangen vorzulegen. Eine ensprechende Musterdokumentation liegt hierzu ebenfalls auf. Ihr Softwarepartner oder EDITEL Austria unterstützen Sie gern bei der Dokumentation.
7. Starten Sie den Echtbetrieb von eBilling mit digitaler Signatur!
Zertifizierungsstellen für die fortgeschrittene Signatur
Arge Daten
Österreichische Gesellschaft
für Datenschutz (Verein)
Redtenbachergasse 20/27-32
1160 Wien
www.a-cert.at
A-Trust
Gesellschaft für Sicherheitssysteme
im elektronischen
Datenverkehr GmbH
Landstraßer Hauptstraße 5
1030 Wien
www.a-trust.at
Telekom Austria AG
Lassallestr. 9
1020 Wien
http://esignature.telekom.at
xyzmo Software GmbH
(Zentrale)
Haiderstraße 23
4052 Ansfelden
www.xyzmo.com
