Leitfaden zur Umsetzung von EDI
Um eine effiziente Optimierung Ihrer Prozesse durch den Austausch elektronischer Daten zu erreichen, ist es wichtig, bereits zu Beginn des EDI-Projekts die technischen Voraussetzungen und den Bedarf Ihres Unternehmens genau zu prüfen. Der folgende Leitfaden führt Sie in 8 Schritten durch die wichtigsten Umsetzungsphasen bis hin zur erfolgreichen Implementierung.
1. Analyse der Geschäftsprozesse
Kontaktieren Sie so früh wie möglich Ihren EDI-Partner. In einem ersten Beratungsgespräch sollten folgende Fragen geklärt werden:
- Welche Geschäftsprozesse sollen durch (GS1) Nachrichtenstandards unterstützt werden?
- Welche Daten bzw. Informationen sollen tatsächlich ausgetauscht werden?
- Sollen die Daten nur gesendet oder/und empfangen werden?
Geschäftspartner, die untereinander elektronisch Nachrichten austauschen möchten, müssen eine Absprache zu den notwendigen technischen Vorbereitungen treffen. Diese Informationen und alle Rahmenbedingungen können auch schriftlich in Form eines „EDI-Rahmenvertrags“ dokumentiert werden.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen GS1 Mitglied ist und einen GS1 Firmenpräfix besitzt
Die GS1 Identifikationsnummerierungen für Unternehmen (GLN-Global Location Number) und Artikel (GTIN-Global Trade Item) werden in allen GS1 Standards, bei der physischen Anlieferung in Form von Strichcodes auf den Produkten oder auch im elektronischen Informationsaustausch mit dem Geschäftspartner, eingesetzt. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen GS1 Mitglied ist und bereits ein GS1 Firmenpräfix (GLN) besitzt, dann kontaktieren sie direkt GS1 Austria.
3. Beziehen Sie die notwendigen eCom Schnittstellen- bzw. Nachrichtenbeschreibungen von der GS1 Austria Homepage
Auf der GS1 Austria-Homepage stehen allen Unternehmen in Österreich die eCom Nachrichtenbeschreibungen kostenlos zum Download zur Verfügung. Alle Nachrichtenprofile sind für eine Umsetzung im Nachrichtenformat EANCOM dokumentiert. Erhältlich sind Dokumentationen für ECR (Konsumgüterbereich), Pressevertrieb, GASTRO, Pharma und Baustoff branche. Wenden Sie sich an GS1 Austria, falls sie Schwierigkeiten bei der Umsetzung bzw. Interpretation der Nachrichtenbeschreibung haben.
4. Finden Sie eine geeignete EDI-Lösung
Um eine automatisierte Verarbeitung der Daten sicherzustellen benötigen Sie eine spezielle Software, die GS1 eCom Standards und Ihre Schnittstellenanforderungen unterstützt.Informieren Sie sich über das EDITEL Produktportfolio oder kontaktieren Sie das EDITEL Salesteam für weiterführende Informationen.
5. Registrieren Sie sich als Teilnehmer des eXite® Business Integration Network
Mit eXite® erreichen Sie nahezu jedes Unternehmen auf der Welt, das elektronischen Geschäftsdatenaustausch betreibt. Die Registrierung erfordert eine gültige GLN Identifikationsnummer (→ Schritt 2).
6. Synchronisieren Sie Ihre Stammdaten mit Ihren Geschäftspartnern
Stammdatenabgleich ist ein wichtiger Schritt bei der EDI-Implementierung, da diese Stammdaten nicht neuerlich in den Bewegungsdaten wie Bestellung oder Rechnung übertragen werden, sondern nur eine Verknüpfung zur standardmäßigen GS1 Identifikationsnummer erstellt wird; beispielsweise werden Name und Adresse des Käufers und des Lieferanten nicht als Text wiedergegeben sondern nur in Form der GLN-Nummer (Global Location Number) kommuniziert. Diese Herangehensweise ermöglicht die Vermeidung von redundanten Daten in den Bewegungsnachrichten, sichert eine effiziente automatische Verarbeitung der Daten und führt zu deutlicher Kostenreduzierung.
7. Prüfen Sie Ihre Nachrichten und beginnen Sie mit der Testphase
Bevor Sie mit dem Austausch elektronischer Daten beginnen, empfehlen wir Ihnen die Übersendung erster Nachrichten per E-Mail an GS1 Austria (kostenloser GS1 Prüfservice), um ihre EANCOM-Nachrichten auf syntaktische Richtigkeit überprüfen zu lassen. Ist die Prüfung erfolgreich, vereinbaren Sie mit Ihrem Handelspartner eine Testphase, um die Kommunikation und Verarbeitung der Nachrichten zu testen.
8. Starten Sie den elektronischen Datenaustausch
Nun steht einer elektronischen Kommunikation im Echtbetrieb mit Ihren Geschäftspartner nichts mehr im Wege!
