E-számlázás
Papírmentes és hatékony - elektronikus számlázás
- Információ szállítóknak
- Az elektronikus számlázás jellemzői
- Az elektronikus számlázás jogszabályi háttere
- Információ kérése
Az elektronikus számlázás EDI és / vagy PKI alapon a legtöbb uniós országban már teljesen elfogadott, mint a számlázásnak leggyorsabb és leginkább költséghatékony módszere. Habár szakértők szerint az e-számlázás teljes körű bevezetésével az Európai Unió közel 240 milliárd eurót takaríthatna meg, elterjedését még számos jogi és technikai akadály gátolja.
Az elektronikus számlázás iránti igények már az évezredfordulót követően megfogalmazódtak a hazai multinacionális cégek körében is. A technológiai feltételek ekkor már adottak voltak, azonban a jogszabályi keretek csak 2004-ben kezdtek körvonalazódni.
Napjainkban a jogi háttér teljesen tisztázott, mely nagyban köszönhető GS1 szakmai és az ECR közösség lobbi-tevékenységének is, amely hatékonyan közvetítette az e-számlázás leendő alkalmazóinak észrevételeit a PM, APEH és GKM felé.
Napjainkban a jogi háttér teljesen tisztázott, mely nagyban köszönhető GS1 szakmai és az ECR közösség lobbi-tevékenységének is, amely hatékonyan közvetítette az e-számlázás leendő alkalmazóinak észrevételeit a PM, APEH és GKM felé.
Az EDITEL mind kis- közép- és nagyvállalati környezetben is teljeskörű megoldást nyújt az elektronikus számlázás bevezetésére.
A multinacionális vállalatok mellett a hazai kis- és középvállaltok is felismerik az e-számlázás nyújtotta előnyöket. Az eXite hálózatban 2010-ben háromszor több elektronikus számla került továbbításra mint 2009-ben. Bizonyosra vehető, hogy néhány éven belül az e-számla háttérbe szorítja a hagyományos papír alapú számla kibocsátását. A kiskereskedelemben több országos hálózat elvárja beszállító partnereitől az „e-számla-képességet”.
Az elektronikus számlázás jellemzői
Az e-számlázás előnyei:
- gyorsabb számlabeérkezés = gyorsabb számlakiegyenlítés,
- nyomtatási és postaköltség megtakarítás,
- EDI szabvány alkalmazása esetén, azonnali automatikus feldolgozás akár a számla kifizetésig,
- az emberi erőforrás hatékonyabb felhasználása,
- nyomon követhető a számlák „életútja”,
- olcsóbb, alacsony tárhely igényű archiválás,
- elküldött számlák visszakeresése az archívumból gyorsan és egyszerűen megvalósul,
- számla hibák, eltérések esetén azonnali értesítés,
- az e-számlázási képesség referenciaként feltűntethető,
- a papírfogyasztás csökkenése miatt környezetbarát.
Az e-számlázás nehézségei:
- általában egyszeri beruházási költséggel jár,
- a kritikus számlatömeg alatt nem kifizetődő,
- a számlázási folyamat nem megfelelő automatizáltsága révén elveszhetnek az ebből fakadó előnyök és költségmegtakarítások.
Tapasztalataink szerint az elektronikus számlázás nyújtotta előnyök hatványozottan jelentkeznek más üzleti folyamatok (pl. rendelés, lehívás, szállítólevél, áruátvételi jegy, raktárkészlet-jelentés) és a számlázási folyamat egyre nagyobb mértékű automatizálásával, illetve az így elküldött dokumentumok darabszámával.
Az elektronikus számlázás jogi háttere
2001. évi XXXV. tv. az elektronikus aláírásról:
- Hatály: fokozott biztonságú-, minősített elektronikus aláírás
- A jogszabálynak megfelelő elektronikus dokumentum joghatását tekintve egyenrangú a papír alapú iratokkal
- Az elektronikusan aláírt dokumentum kinyomtatott változata nem bír bizonyító erővel
20/2004. (IV. 21.) PM rendelet az elektronikus számláról:
- Hatályos: 2004. május 1-től
- Meghatározásra kerültek az adóigazgatási azonosításra való alkalmasság feltételei:
- számla, egyszerűsített számla tartalmi kellékei
- vevővel, megrendelővel előzetes szerződés
- Áfa tv. 43.§ (7) bekezdésében előírt feltételeknek való megfelelés
- Az elektronikus számla kibocsátásának módjai:
- legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott
- elektronikus adatcsere rendszer (EDI) alkalmazásával létrehozott elektronikus adat formájában
- Papír alapú összesítő dokumentum EDI rendszerű számlázásnál
- Elektronikus számlaköteg létrehozásának lehetősége:
- több elektronikus számlát tartalmaz, de ugyanannak a vevőnek
- az egyes számlák azonos adatait elég egyszer feltüntetni, ha az összes számla valamennyi adata hozzáférhető
- Elektronikus számlák megőrzése:
- kiállítása szerinti eredeti formában
- az archiválást végezheti az archiválásra kötelezett, vagy a megbízott archiválási szolgáltató
APEH közlemény az elektronikus számlázásról (AEÉ 2005/9. szám)
- APEH közlemény az elektronikus úton kiállított számlákról (AEÉ 2004/7.)
- Elektronikus számlákkal kapcsolatos alapvető követelmények
- Elektronikus számlák kiállítása
- Elektronikus számlák megőrzése
- Elektronikus számlák kontírozása
- Elektronikus számlázás ellenőrzése
- APEH közlemény az elektronikus számláról szóló PM rendeletben hivatkozott fájlformátumokról (AEÉ 2004/9.)
Elektronikus számlázás során az adóhatóság által elfogadott fájlformátumok:
- .txt formátum
- print fájl
- .xml formátum
7/2005. (VII. 18.) IHM rendelet a digitális archiválás szabályairól, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokkal kapcsolatos elektronikus archiválás szabályairól
3. 46/2007. PM rendelet az elektronikus számláról
- A korábbi 20/2004. (IV. 21.) PM rendeletet helyezi hatályon kívülre 2008. jan. 1-től.
- 2007. évi CXXVII. Új Áfa Törvény miatt került kibocsátásra
4. 114/2007. GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól
- A korábbi szigorú szabályozásnál „enyhébb” keretek
- Az előző rendelethez hasonlóan az archiválást végezheti az archiválásra kötelezett, amennyiben az archiválás rendje belső szabályzatban van rögzítve, valamint biztosítja a rendeletben előírt feltételeket:
- hozzáférés,
- olvashatóság,
- megváltoztathatatlanság,
- megőrzés, védelem.
A közlemény mellékletében megtalálható többek között az európai MODELL EDI MEGÁLLAPODÁS és annak magyarázata is.
