Was ist EDI?

Was ist EDI?

EDI – Innovation mit Tradition

Seit fast drei Jahrzehnten sorgt Electronic Data Interchange, kurz EDI (Elektronischer Datenaustausch), für optimierte Prozesse entlang der Supply Chain. In dieser Zeit hat sich die Technologie kontinuierlich weiterentwickelt. Heute gehört sie zum Kern innovationsgetriebener Unternehmen, die Ihre Geschäftsprozesse effizient und nachhaltig optimieren: Unternehmens-, Branchen- und Länderübergreifend.

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Weiterführende Infos zu EDI

Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente zwischen Geschäftspartnern und gehört thematisch zum Bereich eCommerce oder auch eBusiness. Das Ziel von EDI ist es, eine möglichst hohe Prozessautomatisierung durch integrierten Datenaustausch zu erreichen und damit manuelle und papierbasierte Geschäftsabläufe zu vermeiden. Anwendung findet EDI etwa beim Austausch von Bestellinformationen zwischen Handelsunternehmen und Herstellern ebenso wie bei der Fakturierung. Elektronische Rechnungen werden dabei in Echtzeit übermittelt, sofort geprüft und weiterverarbeitet.

Darüber hinaus können zahlreiche weitere Geschäftsprozesse durch EDI abgedeckt werden wie beispielsweise das Stammdatenmanagement, die Sendung elektronischer Lieferaufträge an Logistikdienstleister, die Bereitstellung von Artikelpässen oder auch die Abwicklung von Zahlungsaufträgen.

Damit Unternehmen unterschiedlichster Größe, Branchen und Länder, unabhängig von Kommunikationskanälen, Datenformaten und verwendeten Medien, Geschäftsdaten austauschen können, spielt die Verwendung von Standard-Technologien eine wesentliche Rolle. Dazu zählen z.B. GS1 EANCOM® bzw. UN/EDIFACT für Datenformate oder auch Identifikationsstandards wie GLN, GTIN, SSCC und vielen weiteren. Mehr zu GS1-Standards auf www.gs1.at

EDI bringt zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen:

Kosteneinsparung:

  • Vermeidung von Papier bei Druck und Postversand
  • Wegfall manueller Arbeitsschritte / Datenerfassung
  • Automatisierung von Prozessen
  • Investitionssicherheit durch die Verwendung standardisierter Technologien

Effizienzsteigerung:

  • Übermittlung von Informationen in Echtzeit, somit schnellere Bearbeitung
  • Höhere Genauigkeit, keine Fehler durch manuelle Dateneingabe
  • Nachvollziehbarkeit bzw. Überwachung aller Transaktionen
  • Keine Medienbrüche

Generelle Optimierung von Unternehmensabläufen:

  • Verbesserte Zusammenarbeit aller Geschäftspartner, unternehmensübergreifend
  • Transparenz aufgrund durchgängigem Informationsfluss
  • Hohe Informationsqualität, die eine bessere Produktionsplanung, Optimierung von Lagerbeständen, schnellere Reaktionszeiten und viele weitere Verbesserungen ermöglicht .

Laut internationaler Studien können dadurch z.B. von der Bestellabwicklung bis zur Rechnungsstellung pro Geschäftsfall bis zu 51 € eingespart werden.

Sollten Sie sich dazu entschlossen haben, EDI in Ihrem Unternehmen zu implementieren, empfehlen wir Ihnen diesen Leitfaden, um die wichtigsten Schritte für eine optimale Umsetzung sicher zu stellen.

1. Analyse der Geschäftsprozesse

In einem ersten Beratungsgespräch sollten folgende Fragen geklärt werden:

  • Welche Geschäftsprozesse sollen durch EDI unterstützt werden? (z.B. Bestell-, Liefer-, Rechnungsprozess, …)
  • Wie viele Geschäftsdokumente sollen in etwa ausgetauscht werden?
  • Gibt es bestehende Warenwirtschaftssysteme (oder ERP-Systeme), die über Datenschnittstellen verfügen?

Geschäftspartner, die untereinander elektronisch Geschäftsdokumente austauschen möchten, sollten technische und organisatorische Rahmenbedingungen schriftlich in Form eines sogenannten „EDI-Rahmenvertrags“ festhalten.

2. Finden Sie eine geeignete EDI-Lösung

Je nach Unternehmensgröße, technischer Infrastruktur und Belegvolumen, das ausgetauscht werden soll (siehe 1.2.), stehen diverse Möglichkeiten zur Verfügung, EDI zu nutzen.

Kleine und mittelständische Unternehmen mit geringen Belegvolumen nutzen idealerweise ein Web EDI Portal, um schnell und kostengünstig EDI-fähig zu werden. Für größere Unternehmen (bzw. mit hohem Belegvolumen) eignen sich EDI Lösungen, die eine Datenintegration in das unternehmenseigene ERP-System ermöglichen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Bereich EDI-Kommunikation sowie EDI-Integration dieser Webseite.

Gern berät Sie das EDITEL Team unverbindlich, um die richtige EDI-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

3. Registrieren Sie sich für eXite®

Die EDI-Plattform eXite® wird international von mehr als 15.000 Unternehmen genutzt. Damit erreichen Sie nahezu jedes Unternehmen auf der Welt, das Elektronischen Datenaustausch (EDI) betreibt.

Zur eXite® Registrierung

4. Synchronisieren Sie Ihre Stammdaten mit Ihren Geschäftspartnern

Ihre Stammdaten (Artikelnummern/GTINs, Partneridentifikation/GLNs,…) und die Stammdaten Ihres Geschäftspartners sollten gleich zu Beginn des EDI-Projektes synchronisiert werden. Es ist unumgänglich, dass beide Partner den selben Datenbestand (Artikelnummern, -Bezeichnungen,…) verwenden.

5. Prüfen Sie Ihre Nachrichten und beginnen Sie mit der Testphase

Bevor Sie mit dem Austausch elektronischer Daten beginnen, empfehlen wir Ihnen die Übersendung erster Nachrichten per E-Mail an GS1 Austria, um Ihre EDI-Nachrichten auf syntaktische Richtigkeit überprüfen zu lassen. Ist die Prüfung erfolgreich, vereinbaren Sie mit Ihrem Geschäftspartner eine Testphase, um die Kommunikation und Verarbeitung der Nachrichten zu testen.

6. Starten Sie Elektronischen Datenaustausch

Ist die Testphase erfolgreich verlaufen, steht der elektronischen Kommunikation im Echtbetrieb mit Ihren Geschäftspartnern nichts mehr im Wege!

EDI wird hochgradig im Bereich der Warenbeschaffung angewendet. Dies beinhaltet den Basisprozess der gesamten Bestell-, Liefer- und Rechnungsabwicklung mit folgenden EDI Nachrichten:

  • Bestellungen (ORDERS)

  • Lieferscheinen (DESADV)

  • Wareneingangsmeldungen (RECADV)

  • Rechnungen (INVOIC)

Dieser Basisprozess kann um zahlreiche weitere Geschäftsabläufe (Vertriebsmanagement, Lagerbewirtschaftung, Bankaufträge, ...) ergänzt werden, um so den Automatisierungsgrad im Unternehmen noch zu erhöhen:

  • Bestellbestätigungen (ORDRSP)

  • Bestelländerungen (ORDCHG)

  • Lagerbestandmeldungen (INVRPT)

  • Sales Reports (SLSRPT)

  • Ankündigung der Warenrückgabe (RETANN)

  • Artikelstammdaten (PRICAT)

  • Rechnungsdifferenzen (COMDIS)

  • Zahlungsaufträge (PAYMUL)

  • Gutschriften (CREMUL)

  • Empfangsbestätigungen (APERAK, CONTRL)

  • … und viele mehr