EDI bei VAPIANO

Optimierte Bestellprozesse bei VAPIANO dank EDI-ERP Integration von EDITEL und Delegate Group

Qualität, Frische und Transparenz sind die Basis des so erfolgreichen „Fresh Casual Dining“-Konzepts von VAPIANO. In vielen VAPIANO Restaurants werden Pasta, Pizzateig, Saucen, Dressings oder Dolci sogar selbst hergestellt, wozu ausschließlich frische Zutaten verwendet werden.

Um zu gewährleisten, dass diese Zutaten auch zu jeder Zeit in der richtigen Menge in den Filialen sind, bedarf es einer Vielzahl an administrativer und organisatorischer Abläufe in der Warenbeschaffung. Durch die rasche Expansion des Unternehmens stellte sich bald heraus, dass der Aufwand dafür mit einer papierbasierten Bestellabwicklung immer größer wurde. Und damit auch der Bedarf an einer zeitsparenden, automatisierten Kommunikation.

Geheimrezept EDI

Die Erneuerung des Warenwirtschafts- und Kassensystems durch den ERP-Softwaredienstleister Delegate-Group im Jahr 2017 bot für VAPIANO die ideale Gelegenheit, auch die bisherige Form ihrer Warenbeschaffung zu erneuern. Mit der EDI-Plattform eXite der EDITEL hat VAPIANO die ideale Lösung gefunden, da diese auch über eine integrierte EDI-Schnittstelle zum Delegate Warenwirtschaftssystem verfügt.

Dadurch wird die Anbindung sämtlicher Geschäftspartner über nur eine Verbindung sowie die automatisierte Verarbeitung aller Geschäftsinformationen im Delegate-System ermöglicht. So wurde bei VAPIANO der Grundstein für Elektronischen Datenaustausch (EDI) gelegt, womit Bestellungen (ORDERS), Lieferscheine (DESADV) und auch Artikelstammdaten (PRICAT) einfach und effizient in Echtzeit ausgetauscht werden können. Nach einer ersten Pilotphase im Jahr 2017 wird EDI mittlerweile von 65 VAPIANO-Filialen in Deutschland und 14 in Österreich erfolgreich genutzt.

Die dank EDI automatisierten Prozesse im Bestellwesen sowie im Stammdatenabgleich haben die Warenbeschaffung bei VAPIANO wesentlich vereinfacht. Durch die Reduktion manueller Eingaben konnte auch in den Restaurants eine erhebliche Zeitersparnis erzielt werden.

Yann Gourdin, IT Expert Applications & Processes

Grenzenlose Möglichkeiten

Mit der EDI-Plattform eXite eröffnet sich vor allem in den sehr bedarfsgerechten Anforderungen der Gastronomiebranche eine Vielzahl an Nutzungsmöglichkeiten. Dabei sind durchaus auch individuelle Lösungen – abseits standardisierter Nachrichtentypen – umsetzbar. So wurde beispielsweise kürzlich für VAPIANO in Österreich ein elektronischer „Tourenplan“ eingerichtet, der den einzelnen Filialen Auskunft darüber gibt, zu welchem Zeitpunkt sie jeweils beliefert werden. Rasch und unkompliziert können auf eXite auch jederzeit neue Lieferanten und Geschäftspartner angebunden werden. VAPIANO wird dabei mit einem gezielten Roll-Out-Management und individuellen Beratungsleistungen seitens EDITEL unterstützt. So sollen auch in Zukunft sukzessive weitere Filialen an Bord geholt werden.

Vorteile durch EDI bei VAPIANO

• Standardisierte effiziente Bestellprozesse
• Korrekte und aktuelle Artikelstammdaten
• Aktueller Lagerbestand durch elektronischen Lieferschein (DESADV)
• Einfache Anbindung der Geschäftspartner, auch international
• Umsetzung individueller, bedarfsgerechter Lösungen
• Support und Beratung vor, während und nach dem Roll-Out durch EDITEL