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23.09.2013

Big data, big trouble? Digitale Archivierung richtig nutzen

Das vollkommen papierlose Büro: das Ziel vieler Unternehmen. Nicht ohne Grund, denn die Nutzung digitaler Geschäftsprozesse spart Kosten, Ressourcen und Verwaltungsaufwand. Doch selbst wenn keine Papierberge manuell bearbeitet und aufwendig gelagert werden müssen, gilt es auch große elektronische Datenmengen richtig zu verwalten, um eine erfolgreiche Optimierung unternehmensinterner Prozesse zu gewährleisten.

Dazu gehört unter anderem die digitale Archivierung der Daten. Idealerweise ist diese in die Prozesslandschaft des Unternehmens integriert wie zum Beispiel beim vollautomatisierten Rechnungslegungsprozess. Hier werden bereits geprüfte Rechnungen automatisiert in einem digitalen Archiv abgelegt. Es bedarf somit keiner zusätzlichen manuellen Eingriffe: „Die EU-Neuregelung zur Gleichstellung elektronischer und Papierrechnungen hat das Thema digitale Archivierung wieder ins Rampenlicht gerückt. Denn über die gesetzliche Archivierungsdauer von sieben Jahren muss bei Rechnungen die entsprechende Authentizität, Integrität und Lesbarkeit sichergestellt und die Rechnungen im Falle einer Steuerprüfung jederzeit vorgezeigt werden können. Dies ist durch die Nutzung eines digitalen Archivs ganz leicht möglich. Es ergänzt somit den vollelektronischen Rechnungslegungsprozess (eInvoicing) um eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Rechnungsdaten“, so Mag. Karl Cegner, EDI Experte der GS1 Austria.

Doch nicht nur die Archivierung von Rechnungen spart Kosten und Aufwand. Auch andere geschäftsrelevante, elektronische Dokumente (angefangen von Verträgen bis hin zu Lohnzetteln), können in einem beliebigen Datenformat archiviert werden. „Für viele Unternehmen ist es wichtig die IT-Infrastruktur möglichst einheitlich zu halten, um Komplexität zu verringern und einen nahtlosen Ablauf der Prozesse zu ermöglichen. Die Archivlösung von EDITEL kann über entsprechende Schnittstellen zu anderen Systemen (z.B. SOAP) nahtlos in die bestehende IT-Landschaft eingebettet werden und ist speziell für die Archivierung sensibler Daten aufgrund verschiedener Zusatzfunktionalitäten (Timestamping, digitale Signatur,…) ideal geeignet. “, erklärt Roman Imrich, Produktmanager beim EDI-Provider EDITEL.

Mit einer integrierten digitalen Archivlösung können elektronische Geschäftsprozesse optimal unterstützt werden und damit Arbeitsaufwand, Kosten und Komplexität sparen.

Sie möchten mehr zu einer für Sie passenden digitalen Archivlösung erfahren? Kontaktieren Sie uns unter +43 / 1 / 505 86 02 – 30 oder stenech@editel.at