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19.12.2012

Neue e-Invoice Regelung in Österreich ab 1.1.2013!

Neue e-Invoice Regelung in Österreich ab 1.1.2013

Im Rahmen des neuen Abgabenänderungsgesetzes 2012 (AbgÄG) wird auch die elektronische Rechnungslegung neu geregelt. Ab dem 1. Jänner 2013 sind laut EU-Richtlinie die Papier- und elektronische Rechnung gleichgestellt. Die rechtlichen und organisatorischen Regelungen sind definiert und publiziert. Die neuen Vorschriften sind mit Jahresbeginn 2013 in Kraft getreten.

Um die Investitionssicherheit bestehender Umsetzungen über den Jahreswechsel zu gewährleisten, war es GS1 Austria im Stakeholder-Forum des BMF besonders wichtig, die bestehende Rechtslage auch in Zukunft enthalten zu wissen. Erfreulich ist daher, dass kein akuter Handlungsbedarf für die EDI-Community bezüglich Anpassungen an die neue Gesetzesregelung besteht! Die bestehenden EDI-Umsetzungen von elektronischen Rechnungen (INVOIC-Dateien) mit Papiersammelrechnung oder mit fortgeschrittener Signatur werden auch ab Jänner 2013 von der Betriebsprüfung anerkannt. Dies bedeutet allerdings nicht, dass das unstrittige, große Potential der Neuregelung mittelfristig zu keinen Änderungen in der EDI-Landschaft führen wird. Tatsächlich kann ab 1.1. 2013 sowohl die ergänzende Papiersammelrechnung als auch auf die fortgeschrittene Signatur bei eINVOIC-Übermittlung verzichtet werden. Voraussetzung dabei ist, dass der Rechnungsempfänger dieser Vorgangsweise zustimmt!

Hinweise für e-Invoice-Anwender ab 1.1.2013

Kann die Papiersammelrechnung in Verbindung mit EDI weiter verwendet werden?
Ja! Allerdings ist hierbei zu beachten, dass ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass es sich bei der Papiersammelrechnung nur um eine Zusammenfassung bereits abgerechneter Umsätze handelt. Diese Vereinbarung kann sowohl schriftlich als auch mündlich erfolgen. Dies unterscheidet sich aber nicht zur heutigen Rechtslage.

Kann die fortgeschrittene Signatur fortgeführt werden?
Ja! Die einzige Ergänzung zur heutigen Rechtslage betrifft den Rechungsempfänger. Dieser muss zusätzlich zumindest einmalig das Zertifikat des Signators bei der RTR-Onlineprüfung validieren lassen. Dieses Protokoll (in PDF-Format) ist der Nachweis, dass es sich bei dem Zertifikatsersteller um einen der RTR bekannten Zertifizierungsdiensteanbieter handelt.

Besteht akuter Handlungsbedarf für Industrie und Handel für die Rechnungslegung ab 1.1.2013?
Nein, wenn nicht sofort die neu definierten Umsetzungsmöglichkeiten (siehe nächster Punkt) genutzt werden sollen!

Welche neuen Umsetzungsmöglichkeiten stehen ab 2013 zur Verfügung?
Ab Jänner gibt es zusätzlich zu den bisherigen Alternativen die Möglichkeit nur die elektronische Rechnungsdatei, ohne Papiersammelrechnung und ohne fortgeschrittene Signatur, zu übermitteln! Voraussetzung aber ist, dass der Rechnungsempfänger zustimmt und die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der siebenjährigen Aufbewahrungsdauer gewährleistet wird. Außerdem müssen in einer elektronischen Datei alle gesetzlichen Rechnungsbestandteile enthalten sein. Im Zusammenhang mit dem EDI-Verfahren empfiehlt GS1 Austria, dass ein schriftlicher EDI-Vertrag ausgehandelt und von beiden Seiten unterzeichnet wird. Neu in diesem Zusammenhang ist das innerbetriebliche Steuerungsverfahren. Im Vergleich zu EDI- bzw. Signaturverfahren, werden keinerlei technische Regelungen bzw. Kommunikationsverfahren vorgegeben. Im Steuerungs- bzw. Kontrollverfahren muss überprüft werden ob Rechnung und Zahlungsverpflichtung (hat der Leistungsaustausch tatsächlich stattgefunden!) übereinstimmen. Dies kann im Rahmen eines entsprechend organsierten Rechnungswesens geschehen, aber auch manuell durch Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Geschäftsunterlagen (wie z.B. Bestellung, Lieferschein) erfolgen. Somit kann ab Jahreswechsel jedes Unternehmen (natürlich immer nur wenn Rechnungsempfänger zustimmt!) selbst bestimmen, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der elektronischen Rechnung gewährleistet wird.

Für weitere Fragen stehen Ihnen EDITEL Austria und GS1 Austria jederzeit zur Verfügung!

Weiterführende Links

Bundesministerium für Finanzen

Kontakt GS1 Austria:
Herr Mag. Karl Cegner
Tel. 01 505 86 01-19
E-Mail: cegner@gs1.at

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