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Forstinger

EDI e-Invoice & Archivierung für Forstinger

Bestell- und Rechnungsprozess erheblich schneller


Das Unternehmen

Forstinger verkauft bereits seit den 1960er Jahren Automobilzubehör aller Art. Mittlerweile betreibt das Unternehmen 115 Standorte in Österreich und beschäftigt rund 1.000 Mitarbeiter, die einen Jahresumsatz von 130 Millionen Euro erwirtschaften. Das Unternehmen ist bestrebt in allen Bereichen verantwortungsbewusst mit Unternehmensressourcen umzugehen und hat daher eine nachhaltige Optimierung seiner Bestell- und Rechnungsabwicklung durch Elektronischen Datenaustausch (EDI) in Angriff genommen.

Die Herausforderung

Vor der Implementierung elektronischer Warenbeschaffungsprozesse tauschte Forstinger Bestellungen allein per Fax oder E-Mail aus, wodurch jedoch der Erhalt der Bestellung beim Lieferanten nicht garantiert werden konnte. Kam es beispielsweise zu fehlenden Lieferungen, wurde auf Lieferantenseite häufig der Nichterhalt der Bestellungen angegeben.

Auch das Einbuchen der Ware in den Filialen erfolgte manuell über den physischen Lieferschein, welcher bei der Anlieferung ausgehändigt wurde. Anhand von diesem wurden die einzelnen Positionen ebenfalls manuell abgeglichen. Gab es einen Unterschied zwischen eigentlicher Bestellung und Lieferung wurden manuelle Artikelpositionen angelegt. Für die Rechnungskontrolle bedeutete dies bei Rechnungserhalt noch einen zusätzlichen Aufwand.

Von unseren Top 15 Lieferanten, die circa 80 Prozent unseres Rechnungsvolumens ausmachen, werden bis Ende 2013 zwölf Lieferanten komplett auf EDI (ORDERS, DESADV, INVOIC ) umgestellt sein. Der daraus entstandene wirtschaftliche Nutzen ist sowohl in den Filialen als auch in der Zentrale schon jetzt deutlich spür- und messbar.

Stefan Urdl, IT Leiter

Die Lösung

Um fehlende Lieferungen in Zukunft zu vermeiden und die gesamte Bestellabwicklung effizienter zu gestalten, hat Forstinger gemeinsam mit EDI-Provider EDITEL und Softwarepartner TWZ seine Warenbeschaffung auf elektronische Prozesse umgestellt. Künftig sollten Geschäftsdaten mit Lieferanten nur mehr elektronisch über EDI (Electronic Data Interchange) ausgetauscht werden. Zunächst wurden dazu elektronische Bestellungen (ORDERS) und Rechnungen (INVOIC) implementiert, um eine fehlerfreie Abwicklung des Bestellprozesses zu ermöglichen. Später folgte die Automatisierung des Warenannahmeprozesses durch den elektronischen Lieferschein (DESADV ).

Sicherer, nachvollziehbarer Datenaustausch
Nun werden Bestell-, Liefer-, und Rechnungsdaten mit Lieferanten über die EDI-Plattform eXite® ausgetauscht. Wichtige Voraussetzung für Forstinger war dabei die ständige Überwachung der übertragenen und empfangenen Daten, die über eXite® permanent gewährleistet ist. Durch die zusätzliche Implementierung eines vollkommen automatisierten Rechnungsablaufs werden nun auch Fehler oder Unstimmigkeiten schnell erkannt und vereinfachen damit erheblich die Rechnungskontrolle.

Sichere Archivierung
Ebenfalls automatisiert und ohne die Notwendigkeit eines nachgelagerten Systems, erfolgt die Archivierung der elektronischen Rechnungsdaten im EDITEL-Archiv. So wird eine nahtlose Verarbeitung der Faktura gewährleistet. Gleichzeitig können die Original-Rechnungsdaten im Falle einer Steuerprüfung über das Archiv-Portal abgerufen, angesehen oder heruntergeladen werden. Die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnungsdokumente ist durch die – vom Wirtschaftsprüfer Deloitte zertifizierten – Archivinfrastruktur sichergestellt.

Das Ergebnis

Nicht angekommene Bestellungen gehören der Vergangenheit an. Durch die Implementierung elektronischer Warenbeschaffungsprozesse konnte Forstinger signifikante Zeit- und Arbeitseinsparungen im gesamten Bestell- und Rechnungsprozess verzeichnen. Im Vergleich zur Kommunikation mit Lieferanten ohne EDI ist der Arbeitsaufwand bei der Abwicklung der Warenübernahme durch den elektronischen Lieferschein (DESADV ) insgesamt um 30 Prozent verringert worden. Bei der Rechnungskontrolle konnte sogar eine Zeiteinsparung von 65 Prozent festgestellt werden während das Papier- bzw. Druckvolumen um 60 Prozent reduziert wurde. Ebenso profitieren Lieferanten von der automatisierten Bestellübermittlung bzw. geringeren Kosten im Zuge des elektronischen Fakturierungsprozesses.

  • EDI-Kommunikation via eXite®
    • ORDERS (Bestellungen)
    • DESADV (Lieferscheine)
    • INVOIC (Rechnungen)
  • e-Invoice
  • Digitale Archivierung
  • Optimierung des gesamten Bestell- und Rechnungsprozesses
  • Eine Schnittstelle für alle Geschäftspartner
  • Nachvollziehbarkeit aller ausgetauschten Nachrichten
  • Sichere, automatisierte Archivierung der Geschäftsdaten
  • 65% weniger Arbeitsaufwand bei der Buchhaltung durch e-Invoice
  • 30% weniger Arbeitsaufwand in den Filialen durch den elektronischen Lieferschein
  • Bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten
  • Reduzierung des Papier- und Druckvolumens um 60%