EDI-Services für ISS Österreich

Schneller und sicherer Rechnungseingang und Rechnungsprüfung

Vor der Implementierung elektronischer Rechnungsprozesse erhielt ISS monatlich über 3.000 Rechnungen per Post oder Fax. Diese mussten manuell geprüft und weiterverarbeitet werden, was zu einem hohen Fehlerpotenzial führte. Hoher Personal-, Zeit- und Arbeitsaufwand war die Folge. Daher wurden nach einer Lösung gesucht, um die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und eine zentralisierte Abwicklung der Prozesse zu ermöglichen.

EDI-Rechnungen für ISS: Harmonisierter Rechnungsprozess

Mit e-Invoice via EDI hat ISS die ideale Lösung gefunden, um den Rechnungsprozess harmonisiert zu automatisieren. Die Anbindung an die EDI-Plattform eXite® gewährleistet einen sicheren und nachvollziehbaren Austausch elektronischer Rechnungen mit sämtlichen Geschäftspartnern über nur eine Verbindung.

Auch eine automatisierte Konvertierung und Verarbeitung der eingehenden Rechnungen wird dadurch ermöglicht. Unstimmigkeiten werden sofort aufgespürt und korrigiert, die Effizienz der Rechnungsprüfung damit signifikant erhöht.

„Die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse hat unseren gesamten Rechnungsablauf schneller, effizienter und zuverlässiger gemacht. Rund eine halbe Arbeitswoche spart sich die Buchhaltung nun. Die Spezialisten der EDITEL haben uns bei der Umsetzung und Anbindung der Geschäftspartner optimal unterstützt und eine einwandfreie Umsetzung des Projekts möglich gemacht.“  – Harald Denk, Head of Country IT

Die Vorteile von e-Invoice bei ISS Österreich

• Automatisierter Rechnungslegungsprozess
• Schnellere Rechnungsverarbeitung
• Eine Schnittstelle für alle Geschäftspartner
• Minimiertes Fehlerpotenzial
• Reduzierung des Papier- und Druckaufwandes
• Reibungslose Zusammenarbeit mit Lieferanten

Gastro-EDI braucht individuelle Lösungen

Unter der Marke „taste’njoy“ bietet ISS Österreich seit 2017 an 20 Standorten auch gehobene Mitarbeiterverpflegung an. Die Lieferanten dafür kommen aus den verschiedensten Ecken und haben daher auch unterschiedliche IT-technische Grundvoraussetzungen. Für den Austausch von Daten – in der Gastronomie steht hier allem voran der Artikelkatalog (PRICAT) – wurde seitens ISS nach einer gemeinsamen Lösung gesucht, um mit allen Geschäftspartnern in einer Sprache kommunizieren zu können.“ Dazu wurde in der Warenbeschaffung in einem ersten Schritt eine direkt ins Warenwirtschaftssystem integrierte EDI-Lösung von EDITEL umgesetzt. Damit können Daten mit Geschäftspartnern ausgetauscht werden, die bereits über eine vorhandene EDI-Anbindung verfügen.

Lieferantenportal ermöglicht „EDI für alle“

Für all jene Lieferanten, bei denen eine integrierte EDI-Lösung aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht möglich ist, wurde ein webbasiertes Lieferantenportal errichtet. Damit kann jeder einzelne Geschäftspartner – unabhängig ob EDI-fähig oder nicht – einfach und kostengünstig in die digitalen Geschäftsprozesse einbezogen werden. Alles was man dafür benötigt, ist ein Internetzugang. Damit kann ISS nun mit allen Lieferanten Bestellungen (ORDERS), Lieferscheine (DESADV) sowie Artikelkataloge (PRICAT) auf digitalem Wege austauschen.

 „Die Prozesse laufen wesentlich schneller, da das gesamte Papierhandling und damit die manuellen Eingaben wegfallen. Damit wurde eine funktionierende Lösung gefunden, deren Weg auch sämtliche Lieferanten gerne mitgehen, was nicht zuletzt auch an der guten Zusammenarbeit mit EDITEL liegt.“
– Harald Denk, Head of Country IT