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PepsiCo

Nahtlose EDI-Anbindung kleiner Handelspartner

Das Unternehmen

PepsiCo CZ Ltd. ist Teil der internationalen Unternehmensgruppe PepsiCo Inc. Für den tschechischen Markt produziert und vertreibt PepsiCo antialkoholische Getränke wie Pepsi, Mirinda, 7up, Mountain Dew, Rockstar, Evervess, Schwip Schwap sowie seit 2000 auch Produkte der Marke TOMA. Ein integraler Bestandteil des Portfolios von PepsiCo ist u.a. auch die Kartoffelchips-Marke Lay´s.

Die Herausforderung

Für die Kommunikation mit seinen wichtigsten Handelspartnern nutzt PepsiCo schon seit vielen Jahren Elektronischen Datenaustausch (EDI). Dazu zählt u.a. auch die elektronische Abwicklung des Rechnungsprozesses (e-Invoice), der bis dato hauptsächlich mit größeren Einzelhandelsketten erfolgte. Es gibt jedoch bei PepsiCo auch eine Vielzahl an kleinen nicht EDI-fähigen Handelspartnern. Sie verursachen durch die Nutzung verschiedener Kanäle wie Fax, Telefon, etc. einen hohen Arbeitsaufwand und Fehleranfälligkeit, die wiederum zu Zeitverzögerungen im gesamten Rechnungsprozess führt. Aus diesem Grund war für PepsiCo eine anwenderfreundliche, einfach zu verwendende Lösung der elektronischen Rechnungslegung für kleine Partner der nächste erforderliche Schritt in der elektronischen Kommunikation. Eine zusätzliche Herausforderung lag auch in der Umsetzung der jeweils landesspezifischen gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungslegung für die Länder Ungarn, Tschechien und Slowakei. Vor allem Ungarn erforderte eine spezielle Lösung, da die ungarische Regierung seit 01.01.2016 die Implementierung einer Softwarefunktion für Prüfungszwecke verlangt und das generierte Dokument im XML-Format ausgegeben werden muss.

Die Lösung - e-Invoice via PDF

Um all diesen Anforderungen von PepsiCo gerecht zu werden erwies sich die PDF e-Invoice Lösung der EDITEL am sinnvollsten. Dabei werden Rechnungsdaten wie z.B. SAP IDoc aus dem ERP-System von PepsiCo exportiert und als ein individuell gestaltbares PDF-Rechnungsdokument per E-Mail verschickt. Zudem ermöglicht die Lösung eine problemlose und gesetzeskonforme Umsetzung der jeweils individuellen Anforderungen der Länder Slowakei, Tschechien und Ungarn. Durch die bereits vorhandene EDI-Anbindung der Großkunden von PepsiCo, war es nicht mehr nötig, eine neue Schnittstelle zu schaffen – es wird auch für alle weiteren kleineren Kunden die gleiche verwendet.

Unser Ziel war es, eine elektronische Form der Rechnungslegung zu finden, die keine technischen Anforderungen für unsere kleinen Handelspartner erforderte und sich einfach an die jeweiligen formalen und gesetzlichen Vorgaben verschiedener Länder anpassen lässt. Mit PDF-Invoice haben wir dafür die ideale Lösung gefunden, mit EDITEL einen kompetenten Partner für die Umsetzung.

Milan Peremsky Solution Delivery Lead

Das Ergebnis

Mit PDF-Invoice kann PepsiCo nun angebundenen Partnern jeder Größe elektronische Rechnungen senden. Der Austausch der PDF-Rechungsdokumente erfolgt über die bei PepsiCo bereits vorhandene Anbindung an die EDI-Plattform eXite® der EDITEL. Die PDF-Rechnung wird dem Rechnungsempfänger per E-Mail zugestellt. Der Kunde bzw. Rechungsempfänger hat durch die neue Lösung keinerlei Aufwand – sie ersetzt lediglich die bisherigen Papierrechnungen. Für PepsiCo führt diese Lösung zu einer enormen Arbeits-, Zeit- und Kostenersparnis, da zusätzliche Papierrechnungen wegfallen, Fehler minimiert werden und der gesamte Zahlungsprozess beschleunigt wird. Darüber hinaus werden die Rechnungen im EDITEL Archiv revisionssicher archiviert und sind bei Bedarf jederzeit einsehbar. Zusätzlich bietet der Einsatz von PDF e-Invoice auch zahlreiche hilfreiche „Kontrollmechanismen“ wie z.B. die Auswertungen/Erinnerungen für nicht abgeholte Rechnungen oder automatische Erinnerungsmails, die einen sicheren Rechungslegungsprozess gewährleisten.

  • EDI-Kommunikation via eXite®
  • EDI-Integration
  • e-Invoice via PDF inkl. Digitale Archivierung
  • Umgesetzte Prozesse:
    • Bestellungen (ORDERS)
    • Lieferscheine (DESADV)
    • Rechnungen (INVOIC)
    • Bestätigungsnachrichten (APERAK, AUTACK, COMDIS, CONTRL)
  • Einhaltung internationaler gesetzlicher Rahmenbedingungen in der Rechnungslegung
  • Keinerlei technischer Aufwand für kleinere Handelspartner
  • Einfacher Zugriff auf Rechnungen via E-Mail-Link
  • Einsparung von Zeit und Ressourcen
  • Erreichung aller Handelspartner über eine Schnittstelle
  • Schnellere Abwicklung des Zahlungsvorganges