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Sodexo DACH

EDI-Lösungen für Betriebsverpflegung und Facility Management


Das Unternehmen

Die Sodexo-Gruppe beschäftigt in der DIAICH-Region rund 16.700 Mitarbeiter, die täglich mehr als 430.000 Nutzer in 1.900 Betrieben mit individuellen „Quality of Life Services“ aus einem einzigartigen Spektrum an On-site Services, Benefits and Rewards Services sowie Personal and Home Service versorgen – darunter Wirtschaftsunternehmen, Behörden, Schulen, Kindergärten, Kliniken und Senioreneinrichtungen. Das Leistungsspektrum von Sodexo umfasst etwa Empfangs-, Sicherheits-, Wartungs- und Reinigungsdienste, Catering, Facility Management, Restaurant- und Geschenkgutscheine sowie Tankpässe für Mitarbeiter, Unterstützungsleistungen in den eigenen vier Wänden und Concierge-Services.

Die Situation

Allein in Österreich werden von Sodexo täglich von mehr als 3.800 Mitarbeitern rund 400.000 Endkunden betreut, wobei eine Vielzahl an unterschiedlichen Beschaffungsprozessen dahinter steht. Zur Optimierung der Bestellprozesse in der Warenbeschaffung setzt Sodexo Österreich im Bereich Catering daher bereits seit 2010 auf Elektronischen Datenaustausch (kurz EDI). Mittlerweile sind 90 Prozent der Warenbeschaffungs-prozesse mit rund 35 Lieferanten in 38 Standorten automatisiert, was sich vor allem in einer enormen Zeit- und Kostenersparnis im Vergleich zu der früheren manuellen und papierbasierten Abwicklung zeigt. Nach dem erfolgreichen Roll-Out der Sodexo Österreich hat sich Mitte 2014 auch Deutschland für die EDI-Services der EDITEL entschieden, wo nun sukzessive Bestellprozesse von über 400 Standorten umgestellt werden. Auch die Anbindung der Schweizer Standorte ist in Planung. Als einer der größten Anbieter von Facility Management setzt Sodexo EDI künftig auch in diesem Bereich für die Optimierung seiner Prozesse ein.

Effizienter Beschaffungsprozess mit EDI

Die Basis im Warenbeschaffungsprozess von Sodexo bildet der Austausch von Artikelstammdaten, der durch den Zugriff auf den elektronischen Preis-Katalog (PRICAT) ermöglicht wird. Damit entfällt eine manuelle Artikelpflege, da mit Hilfe von EDI ein automatisiertes Update des PRICAT erfolgt – Änderungen am Produkt wie etwa Preise oder mögliche Auslistungen werden in Echtzeit eingespielt. Zudem werden über den PRICAT auch sämtliche LMIV-relevante Produktdaten wie Allergene, Nährwerte etc. ausgetauscht und aktualisiert. Sodexo hat somit stets aktuellen Zugriff auf die für seine Rezepturen notwendigen Allergendaten, was sich u.a. bei etwaiger Verwendung von Ersatzartikeln als besonders effizient erweist. Der Austausch der Artikelstammdaten (PRICAT) als auch der gesamten Bestellungen (ORDERS) und Lieferscheine (DESADV) läuft über die EDI-Plattform eXite® der EDITEL. Das erhöht die Datenqualität und Transparenz in der gesamten Warenbeschaffung und spart gleichzeitig Zeit und Ressourcen. In einem nächsten Schritt folgt bei Sodexo die Umsetzung eines elektronischen Gutschriftverfahrens.

Nach dem sehr erfolgreichen Projekt in Österreich, freuen wir uns, auch in Deutschland mit EDITEL zusammenzuarbeiten. So können wir unsere Warenbeschaffung nicht nur nachhaltig optimieren, sondern international harmonisieren. Geplant ist daher in weiterer Folge auch die Anbindung der Schweizer Standorte.

Susanne Sperlich Direktorin Einkauf DIAICH

Neue Wege im Facility Management

Neben dem traditionellen EDI-Datenverkehr zur Unterstützung der Bestellprozesse werden bei Sodexo nun auch Prozesse des Facility Managements digitalisiert und optimiert. Hier geht es zum Beispiel um die Übermittlung eines Links zur Darstellung von Bildern zum entsprechenden Artikel (derzeit in Umsetzung). Als weiterer Schritt ist die Einbettung eines Links zum Aufruf von Warnhinweisen und Gebrauchsanweisungen für Reinigungsmittel geplant. Dabei wird das gesamte Sortiment von Reinungsmaschinen, -chemie und -equipment übermittelt. Die Korrektheit dieser Daten ist entscheidend, um die richtige Verwendung durch die Mitarbeiter zu gewährleisten und Flächenschäden oder gar eine Gesundheitsgefährdung zu verhindern.

  • EDI-Kommunikation via eXite®
  • EDI-Integration
  • Roll-out Management
  • Umgesetzte Prozesse:
    • PRICAT (Artikelstammdaten)
    • ORDERS (Bestellungen)
    • DESADV (Lieferscheine)
  • Korrekte und aktuelle Artikelstammdaten
  • Automatisierte Übermittlung LMIV-relevanter Informatione
  • Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses
  • Zentralisierte Verwaltung
  • Einfache Anbindung zusätzlicher Geschäftspartner, auch international
  • Support und Beratung der Geschäftspartner vor, während und nach dem Roll-out durch EDITEL
  • Nutzung der EDI-Plattform eXite® für individuelle Lösungen im Facility Management