KSeF – verpflichtende Verwendung von e-Rechnungen in Polen

Was ist KSeF?

KSeF ist das „Nationale System für e-Rechnungen“ in Polen. Das System, welches vom polnischen Finanzministerium entwickelt wurde, dient zur Registrierung, den Empfang und die Speicherung von Rechnungen in strukturierter Form. Ab Juli 2024 ist die Nutzung von KSeF für alle Unternehmen und Institutionen verpflichtend. Dieser seit langem angekündigte Schritt wird nicht nur das Steuersystem vereinfachen, sondern auch zur Digitalisierung von Geschäftstransaktionen beitragen.

Bei einer strukturierten elektronischen Rechnung handelt es sich um eine Art elektronischer Rechnung, deren Struktur bestimmten Vorgaben entsprechen muss. Sie hat die Form einer strukturierten XML-Nachricht, die den Empfängern eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In der Praxis bedeutet dies, dass Rechnungen über KSeF versendet und mit einer zugeordneten Nummer versehen werden müssen, die die Rechnung in diesem System identifiziert. Ohne die Identifikationsnummer wäre es lediglich ein Verkaufsbeleg. Es wird geschätzt, dass täglich etwa 1 Million Rechnungen an die KSeF gesendet werden. Polen wird damit das vierte Land sein, das eine solche Lösung umsetzt. Italien, Spanien und Portugal verfügen bereits über ein solches System.

Wichtige Informationen

Die rechtliche Grundlage für die Einführung des KSeF bildet das Gesetz vom 29. Oktober 2021 zur Änderung des polnischen Umsatzsteuergesetzes und einiger anderer Gesetze, das den allgemeinen Rahmen für die Funktionsweise des Systems festlegt. Seit Inkrafttreten des Gesetzes wurde intensiv an der Umsetzung des Systems gearbeitet: Es wurde ein Pilotprojekt mit Steuerzahlern durchgeführt und eine Testplattform eingerichtet. Seit Januar 2022 können Steuerpflichtige es auf freiwilliger Basis nutzen. Im Juni 2022 wurde die Zustimmung der Europäischen Kommission für die verpflichtende Nutzung des KSeF für den Versand von e-Rechnungen eingeholt (DURCHFÜHRUNGSBESCHLUSS (EU) 2022/1003 DES RATES vom 17. Juni 2022). Das Finanzministerium geht davon aus, dass e-Rechnungen bis zum dritten Quartal 2024 verpflichtend werden und andere Formen der Rechnungsstellung vollständig ersetzen werden.

Wer wird KSeF nutzen?

KSeF wird von allen Unternehmen und Institutionen genutzt werden. Genauer gesagt: Steuerzahler, von Steuerzahlern definierte Einrichtungen (z. B. Buchhaltungsbüros), sowie Körperschaften wie Behörden oder Strafverfolgungsbehörden. Alle inländischen Rechnungen (sowohl solche mit Bezug zur Lieferkette als auch administrative Rechnungen) werden von der KSeF bearbeitet. Es ist zu beachten, dass die Verpflichtung zur Übermittlung von Rechnungen an die KSeF nicht für ausländische Unternehmen gilt, einschließlich solcher, die in Polen für Mehrwertsteuerzwecke registriert sind. Diese Unternehmen werden weiterhin Rechnungen auf derselben Grundlage ausstellen (in elektronischer oder Papierform). Es gelten zusätzliche Einschränkungen. Die KSeF akzeptiert keine Korrekturhinweise, RR-Rechnungen oder Pro-forma-Rechnungen mehr. Es ist auch nicht möglich, der Rechnung Dokumente beizufügen oder Benachrichtigungen über die ausgestellte Rechnung zu generieren.

KSeF Connect – der einfachste Weg zu KSeF

Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht darin, Rechnungen zunächst in ihrem ERP-System zu erstellen, diese in das KSeF-Format zu konvertieren und anschließend an das KSeF zu übertragen. Der einfachste und sicherste Weg, diese Anforderungen zu erfüllen, ist die vollautomatische Übertragung mit der KSeF Connect-Lösung von EDITEL PL (Mitglied der EDITEL Group). Die Lösung bietet Zugriff auf das KSeF, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen und bietet EDI-Dienste, die die Prozesse des Supply Chain Managements unterstützen. KSeF Connect erfüllt effizient alle gesetzlichen Anforderungen, beschleunigt Zahlungen dank strukturierter digitaler Daten und spart Kosten durch automatisierte Prozesse.

KSeF Connect – Funktionalitäten:

• IT- und KSEF-Systemintegration
• Zugriffskonfiguration unter Verwendung des KSeF-Tokens
• Kommunikation mit KSeF – Senden und Empfangen von e-Rechnungen und UPO (Offizielle Empfangsbestätigung)
• Übersetzung von e-Rechnungsformaten in das KSeF-Standardformat und umgekehrt
• Anpassung des Datenumfangs an den KSeF-Standard
• Bestätigungsabwicklung – Bereitstellung einer KSeF-ID für jede e-Rechnung
• Integration von KSeF-e-Rechnungen mit Supply-Chain-Kommunikation (EDI)
• Vollständige Digitalisierung und Automatisierung der kommerziellen und logistischen Kommunikation und Abrechnung mit Auftragnehmern (EDI)
• Datenvalidierung, einschließlich der Möglichkeit von Geschäftsvereinbarungen zwischen Parteien vor der Eingabe der e-Rechnung in das KSeF
• Multi-ERP – Aggregation von e-Rechnungen aus vielen ERP-Systemen vor der Übermittlung an das KSeF
• Multi-ERP – Übermittlung von elektronischen Rechnungen, die aus dem KSeF heruntergeladen werden, an mehrere ERP-Systeme
• Archivierung von e-Rechnungen und KSeF-ID
• Konfiguration von Berechtigungen unter Verwendung von E-Stempeln
• Benachrichtigungen des Empfängers über ausgestellte e-Rechnungen und das Versenden von e-Rechnungen im PDF-Format
• Integration mit den Protokollen AS2, AS4 und xFTP