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KSeF – verpflichtende Verwendung von e-Rechnungen in Polen

KSeF e-invoices symbolic picture

Der Countdown für KSeF läuft

In Zukunft sind polnische Unternehmen verpflichtet, Rechnungen elektronisch an das nationale e-Rechnungsportal (KSeF – Krajowy System e-Faktur) zu übermitteln. Im Gegensatz zu den meisten bisherigen Regelungen umfasst dies neben dem B2G- auch den B2B-Bereich und bringt somit erhebliche Änderungen mit sich.

In den letzten Jahren ist für viele Länder in Europa die e-Rechnung zu einem Thema von besonderem Interesse geworden. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle Stellen der öffentlichen Verwaltung aller Mitgliedsländer, seit dem 18. April 2019 e-Rechnungen zu akzeptieren. Polen ist nun mit KSeF – dem „Nationalen System für e-Rechnungen“ einen Schritt weitergegangen. Einer der Hauptgründe für die Einführung der flächendeckenden e-Rechnung (B2B und B2G) ist die Vermeidung von Steuerbetrug. Kurz zusammengefasst dient KSeF als offizielle Clearing-Stelle von Rechnungen in strukturierter Form.

Bereits seit dem 1. Januar 2022 besteht die Möglichkeit, elektronische Rechnungen über diese Plattform zu übermitteln, sofern der Rechnungsempfänger dies möchte bzw. technisch dazu in der Lage ist. Die Nutzung von KSeF ist für alle Unternehmen und Institutionen verpflichtend.

Sechs Monate bis zu einem Jahr für die Implementierung

Unternehmen sehen sich nun der Herausforderung gegenüber, einerseits ihre Buchhaltungssysteme an KSeF anzubinden. Dies erfolgt über sogenannte APIs. Andererseits gilt es ebenso, die erforderlichen Rechnungsinformationen in der entsprechenden Datenstruktur zur Verfügung zu stellen. Je nach technischen Gegebenheiten kann diese Umsetzung durchaus einige Monate in Anspruch nehmen.

KSeF Connect – der einfachste Weg zu KSeF

EDITEL Polen bietet für Unternehmen zur Teilnahme an KSeF eine einfache und standardisierte Lösung. Je nach Anforderungen kann „KSeF Connect“ als Add-On einer bestehenden EDI-Lösung, oder auch als Modul direkt aus der ERP-Software heraus verwendet werden. Die wesentlichen Funktionen von KSeF Connect bestehen darin, strukturierte Rechnungen im erforderlichen Format zu erstellen, deren Inhalte zu validieren und im Anschluss an die zentrale KSeF-Clearingstelle zu übermitteln. Die vollständige Automatisierung des Rechnungslegungsprozesses über KSeF Connect geht dabei Hand in Hand mit sämtlichen (gesetzlichen und technischen) Anforderungen seitens der Behörden.

Es empfiehlt sich, die Vorbereitungen zeitnah aufzunehmen. Sollte Ihr Unternehmen im Rahmen der KSeF Regulierungen Unterstützung benötigen, so wenden Sie sich gerne an unsere Experten.

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