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Wie funktioniert die e-Rechnung an den Bund?

Symbolbild Schritt für Schritt Anleitung für die Einbringung der e-Rechnungen an den Bund

Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einbringung der e-Rechnungen an den Bund

Alle Unternehmen, die eine oder mehrere der rund 1.600 Dienststellen des Bundes in Österreich mit Waren beliefern oder Dienstleistungen an diese erbringen, sind bereits seit Anfang 2014 gesetzlich verpflichtet, ihre Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form einzubringen. Die Übermittlung mittels Fax oder E-Mail ist jedenfalls unzulässig, denn solche Dokumente können vom Bund nicht elektronisch weiterverarbeitet werden. Falls Sie demnächst beginnen, Aufträge der öffentlichen Hand abzuwickeln, erkläre ich Ihnen in diesem EDI Blog Beitrag gerne anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, worauf Sie bei der Einbringung von e-Rechnungen (e-Invoices) an den Bund achten sollten und welche individuelle Lösung für Sie die beste ist.

Wenn Sie Lieferungen oder Leistungen an österreichische Bundesdienststellen erbringen, müssen Sie Ihre Rechnungen elektronisch einbringen (e-Rechnung). Daran führt kein Weg vorbei. Dennoch gibt es für die Art und Weise der Einbringung mehrere Möglichkeiten. Das Angebot seitens Bundes reicht von einer manuellen Erfassung über einen Upload des geforderten Formates bis zu einer automatisierten Übermittlung der Rechnungen. Für welche Variante Sie sich entscheiden, hängt primär von Ihren technischen Möglichkeiten und insbesondere von der Anzahl der erwarteten Rechnungen ab. Wenn Sie über ein Warenwirtschaftssystem (ERP-System) verfügen und noch dazu regelmäßig e-Rechnungen an den Bund stellen, sind andere Lösungen empfehlenswert, als wenn Sie beispielsweise nur alle drei Monate eine Rechnung einreichen müssen.

Die Registrierung beim Unternehmensserviceportal

Zu Beginn einer Geschäftsbeziehung mit einer Bundesdienststelle müssen Sie sich auf jeden Fall beim Unternehmensserviceportal (USP) registrieren. Wie es nach dieser Registrierung weitergeht, das haben wir in der folgenden Grafik für Sie zusammengefasst.

Jedenfalls können Sie mittels der online Services von EDITEL zu jeder einzelnen Rechnungsübermittlung den Status direkt ablesen. Dies umfasst sowohl das hinterlegte PDF vom Bund/BRZ im Falle einer erfolgreichen Annahme auf deren Seite, als auch allfällige Fehlerrückmeldungen. Sollten Sie sich hier im Einzelfall nicht auskennen, steht Ihnen auch das EDITEL Support Team tatkräftig zur Seite.

Nach der fehlerfreien Übermittlung bzw. Durchführung allfälliger Korrekturen Ihrer e-Rechnungen, wird in weiterer Folge von den Bundesdienststellen die Bezahlung in die Wege geleitet.

Arbeitsvereinfachung und Effizienzsteigerung

Gegenüber früheren Abläufen ist die automatisierte Übermittlung der e-Rechnungen direkt aus Ihrem Warenwirtschaftsprogramm heraus eine enorme Arbeitsvereinfachung und Effizienzsteigerung. Vor allem, wenn Sie regelmäßig mit dem Bund Geschäfte machen bzw. wenn Sie davon ausgehen, dass das Volumen künftig steigen wird, sollten Sie auf die Übermittlung über EDITEL setzen (siehe Grafik). Idealerweise erfolgen auch die Konvertierung und das Mapping aus einer Hand, wobei wir bei EDITEL das ebenfalls gerne übernehmen.

Zudem sollten Sie nicht vergessen, dass nicht nur Bundesdienststellen, sondern auch andere Auftraggeber wie Bundesländer, Gebietskörperschaften oder ausgegliederte Unternehmen des Bundes zunehmend (auf freiwilliger Basis) auf die e-Rechnung setzen, um die Dokumente gleich weiterverarbeiten zu können. Für Sie als UnternehmerIn hat das unter anderem den Vorteil, dass die offenen Beträge in der Regel wesentlich rascher als bisher auf Ihr Konto überwiesen werden. Es ist auf jeden Fall eine Win-Win-Situation.

Die e-Rechnung an die öffentliche Hand ist grundsätzlich ein europäisches Thema. Zahlreiche Staaten haben dazu inzwischen teilweise unterschiedliche Regelungen getroffen. So gilt etwa auch bei unserem Nachbarn Deutschland seit Ende 2020 die verpflichtende e-Rechnung an den Bund (XRechnung; auf Landesebene mit unterschiedlichen Fristen).

Meine KollegInnen und ich stehen Ihnen gerne für all Ihre Fragen rund um Rechnungen an die öffentliche Hand zur Verfügung. Bitte benützen Sie dazu einfach die Kontaktbox (rechts) und übermitteln Sie uns Ihre Anfrage.

Portrait Christoph Stenech EDITEL AustriaZur Person

Christoph Stenech
Head of Sales bei EDITEL Austria

 

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Über EDITEL

EDITEL Austria GmbH

EDI-Dienstleister EDITEL ist ein führender internationaler Anbieter für EDI-Lösungen (EDI = Electronic Data Interchange). Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Optimierung von Supply Chain Prozessen unterschiedlichster Unternehmen und Branchen.

Porträtfoto copyright Editel/Petra Spiola
Symbolfoto copyright pixabay
Grafik copyright EDITEL Austria GmbH

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