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Qualität und Sicherheit für einen verantwortungsvollen Datenaustausch

Medizinisches Personal vor einem Computer - symbolisch für die Qualität und Sicherheit für den Austausch der Daten

Gesunde Daten sind alles!

Egal, ob es um die Kommunikation mit Behörden oder mit Partnern innerhalb der Lieferketten geht. Im Gesundheitswesen bedarf es beim Austausch von Daten einer besonders sicheren und sensiblen Vorgehensweise. Schließlich geht es um das Wohl von Menschen!

Noch nie zuvor standen das Gesundheitswesen und alle damit verbundenen Branchen so sehr im Mittelpunkt wie im vergangenen Jahr. Vor allem Medizinprodukte – bis dato eher nur aus dem Bereich Diagnostik und Therapie bekannt – sind krisenbedingt enorm ins Rampenlicht gerückt: Schutzausrüstung für Spitäler, strenge Hygienemaßnahmen und Beatmungsgeräte haben zu einer nicht vorhersehbaren Nachfrage geführt. Aufgrund von Massentests und Impfungen werden die Medizinproduktebetriebe auch weiterhin stark gefordert sein, denn schließlich zählen auch Schnelltests, Tupfer, Nadeln und Kanülen zu den „typischen Medizinprodukten“. Es sind aber nicht nur diese – hoffentlich bald vorübergehenden  – Krisensituationen, die diese Branche vor immer größere Herausforderungen stellen. Ein immer komplexer werdendes Marktumfeld, behördliche Vorgaben sowie sich rasch verändernde Rahmenbedingungen fordern die Unternehmen – insbesondere Klein- und Mittelbetriebe – zu einer immer schnelleren Anpassung und Weiterentwicklung. Unterschätzen sollte man aber auch nicht den zunehmenden Wettbewerbs- und somit Kostendruck, der schlanke und effiziente Prozesse unumgänglich macht.

Datenaustausch, wenn „manuell“ keine Lösung mehr ist

In kaum einer anderen Branche spielen Qualität und Sicherheit von Daten so eine wichtige Rolle wie in der Gesundheitsbranche. Warum das so ist, liegt klar auf der Hand: sie sind lebensbeeinflussend! Es gilt daher, extrem hohe Standards rund um Kennzeichnung, Lagerung und Lieferung zu erfüllen, die praktisch eine null Fehlertoleranz bedingen. Und dennoch wird vor allem in der Medizinproduktebranche heute noch sehr viel auf manueller Basis abgewickelt, was wiederum eine höhere Fehleranfälligkeit mit sich bringt. Ein Blick in andere Branchen (Konsumgüter, Automobil, Finanz,…) beweist, dass Automatisierung durch digitale Technologien (EDI – Electronic Data Interchange) bereits seit langem erfolgreich im Einsatz ist. Wir bei EDITEL haben uns über die letzten Jahrzehnte hinweg als wichtiger Player etabliert. Über die Datendrehscheibe eXite® werden jährlich mehr als 400 Millionen elektronische Transaktionen für weltweit über 20.000 Unternehmen abgewickelt, darunter auch Branchengrößen aus dem Pharmabereich oder auch Hersteller von Medizinprodukten.

Einen wesentlichen Bereich stellt hier die Digitalisierung von Logistikprozessen dar. So werden über EDITELs Plattform Bestellungen, Lieferscheine oder auch Rechnungen zwischen Pharmagroßhandel und der Industrie elektronisch abgewickelt (EDI). Und das Beste: Es ist nur eine zentrale Anbindung nötig, um den Zugang zu allen Partnern der Branche zu erlangen – vom Vorlieferanten über den Hersteller, den diversen Zulassungsstellen bis hin zu Lieferanten und Großhändlern. Besonders innovativ zeigt sich hier etwa der Pharmagroßhändler Herba Chemosan, der eine hohe Abdeckung beim Einsatz von EDI anstrebt.

Laut Martin Böse, Business Technology Engagement bei Herba Chemosan, „sorgt dies nicht nur für eine schnellere Supply Chain, sondern vor allem auch für eine reibungslose und fehlerfreie Kommunikation mit unseren Partnern.“

UDI, FDA, EUDAMED & Co – Digitale Anforderungen von öffentlichen Stellen

Ein zweiter, immer wichtiger werdender Bereich ist die digitale Kommunikation hin zu Behörden und Zulassungsstellen. Die US-amerikanische FDA beispielsweise schreibt Unternehmen vor, sämtliche für den US-Markt vorgesehenen Medizinprodukte in der zentralen Datenbank GUDID (Global Unique Data Identification Database) vorab zu registrieren. Als von der FDA offiziell zertifizierter „Third Party Provider“ entwickelte EDITEL eine Lösung zur automatisierten Übertragung der notwendigen Daten (Formathandling „HL7-SPL“, Validierung und Übermittlung). Das europäische Pendant EUDAMED steht mit ähnlichen Anforderungen bereits in den Startlöchern und möchte mit dem Betrieb der eigenen Datenbank per Herbst 2021 beginnen. Jedenfalls sieht EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits aufgrund der bisherigen Erfahrung „EDITEL als erste Anlaufstelle, wenn es um die automatisierte Übermittlung von UDI-Daten an Behörden geht.“

Eine Anbindung – viele Vorteile:

  • Weltweite Kommunikation in Echtzeit und ohne Medienbruch – von der Auftragserteilung bis hin zur Auslieferung und Abrechnung
  • Korrekte und vollständige Datensätze als Basis für Kennzeichnungen, Zertifizierungen und Zulassungen
  • Kürzere Lieferzeiten und Vermeidung manueller Artikelerfassung
  • Bedarfsgerechte Produktionsplanung
  • Eindeutige Identifikation und Rückverfolgbarkeit auf Basis von GS1 Standards
  • Effizienzsteigerung und Kostenreduktion bei sämtlichen logistischen Abläufen

Der rasche und präzise Austausch von Daten zwischen Unternehmen wird durch den Einsatz von globalen Standards (EDIFACT, HL7, VDA, X.12,…) ermöglicht. Ziel von EDI ist es, eine möglichst hohe Prozessautomatisierung zu erreichen und damit manuelle sowie papierbasierte Geschäftsabläufe zu vermeiden.

EDI-Basisprozess in der Warenbeschaffung zwischen Pharmagroßhandel und Industrie

EDI Best-Practice zwischen Pharmagroßhandel und Industrie:

Bestellung (ORDERS) -> automatisierte Bestellabwicklung
Mit Hilfe dieses Nachrichtentyps übermittelt der Pharmagroßhandel seine Bestelldaten an die Lieferanten.

Bestellantwort (ORDRSP) -> automatisierte Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigung des Lieferanten unmittelbar nach Eingang einer Bestellung.

Elektronischer Lieferschein (DESADV) -> automatisierte Warenübernahme, Rückverfolgbarkeit (MHD, Chargennummer)
Dieser gibt Auskunft zur Lieferung bzw. Warenübernahme – entweder auf Einzelproduktebene oder mit vollständiger Spezifikation der Verpackungshierarchie (Kartons, Paletten etc.). Zusätzlich können Informationen zu Verfallsdatum, Chargennummern etc. übermittelt werden.

Rechnung (INVOIC) -> automatisierte Rechnungskontrolle
Elektronische Rechnung in Form einer Bestellung zugehörigen Einzelabrechnung oder in Form einer branchenspezifischen periodischen Kollektivverrechnung.

Symbolfoto copyright iStockphoto, Bildnachweis Somkid Thongdee

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