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AGROFERT

EDI-Konsolidierung für Agrofert

Erfolgreiche Zusammenführung 

Tagtäglich tauschen vierzehn Unternehmen der AGROFERT Gruppe bis zu 30.000 EDI-Nachrichten mit ihren Geschäftspartnern aus. Bis vor kurzem setzte jedes Unternehmen individuelle, von unterschiedlichen Anbietern bereitgestellte Lösungen für den elektronischen Datenaustausch auf mehreren Ebenen ein. Im Rahmen eines umfangreichen Projekts wurde nun die EDI-Kommunikation des gesamten Konzerns zentral gebündelt.

Die AGROFERT Gruppe umfasst das Mutterunternehmen AGROFERT, a.s. und seine Tochterunternehmen, die gemeinsam eine große Produkt- und Dienstleistungspalette in zahlreichen Branchen anbieten, unter anderem Chemie, Landwirtschaft, Nahrungsmittel, Erdmaschinen, erneuerbare Ressourcen und seit kurzem auch Forst- und Holzwirtschaft sowie Holzbearbeitung. AGROFERT ist das größte im Bereich Landwirtschaft am tschechischen und slowakischen Markt tätige Unternehmen. Darüber hinaus ist AGROFERT mit 27.000 Angestellten das zweitgrößte Chemieunternehmen in Tschechien und damit einer der größten Arbeitgeber im Land.

Einzelne Unternehmen, insbesondere im Gastrobereich, die nach und nach in die AGROFERT Gruppe eingegliedert wurden, haben lange individuelle EDI-Lösungen unterschiedlicher Anbieter genutzt. Diese Lösungen waren auf verschiedenen funktionalen Ebenen angesiedelt und je nach Unternehmen an verschiedene Informationssysteme angeschlossen. Die meisten dieser Lösungen deckten grundlegende EDI-Kommunikationsprozesse mit Handelsketten ab, etwa EDI-Nachrichtenformate vom Typ GS1-EANCOM® wie zum Beispiel Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen.

Einheitliche EDI-Plattform mit zentralem Archiv
Angesichts des stark variierenden EDI-Know-hows und -Erfahrung innerhalb der unterschiedlichen Unternehmen wurde Ende 2012 eine EDI-Arbeitsgruppe eingerichtet. Unter der Leitung von Vertretern der PENAM a.s. wurden die Anforderungen und Bedürfnisse der verschiedenen Unternehmen analysiert und die Projektanforderungen für eine einheitliche und zentrale EDI-Umgebung inklusive einem zentralen Archiv für EDI-Dokumente festgelegt. Die Triebkraft hinter dem Projekt war der Wunsch, die Effizienz und Robustheit des Systems zu steigern und einheitliche Nachrichten zu garantieren. Gleichzeitig berücksichtigte die Arbeitsgruppe die Anforderungen einzelner Mitglieder der AGROFERT Gruppe in Bezug auf interne EDI-Kommunikationsprozesse, die sich im Laufe der Jahre gewandelt haben.

Das Projekt erstreckte sich auf Schlüsselunternehmen der Gruppe und umfasste wichtige Marktteilnehmer am tschechischen, slowakischen und ungarischen Markt wie zum Beispiel PENAM, a.s., Kostelecké uzeniny a.s., Vodňanská drůbež, a.s., OLMA, a.s., Mlékárna Hlinsko, a.s., Animalco a.s., PMU CZ, a.s., Ceres ZRt. sowie einige andere. Das Projektziel bestand in der Bündelung der bestehenden fragmentierten EDI-Lösungen in den unterschiedlichen Unternehmen sowie darin, diese in eine einzige Plattform zusammenzuführen und dadurch eine einheitliche EDI-Umgebung zu schaffen, die für alle Unternehmen der AGROFERT Gruppe und deren Lieferanten ein und dieselbe ist. Ein weiteres Ziel war die Vereinfachung und Kostenoptimierung des elektronischen Datenaustausches (EDI).

Im Zuge der Einführung der Basisprozesse wurden bei ausgewählten Unternehmen auch elektronische Lieferscheine (DESADV) mit SSCC-Code umgesetzt. Dank des Zusammenspiels mit den neu eingeführten, mit GS1 LL-Etiketten versehenen Paletten mit SSCC-Code gelangt die Ware nun noch schneller zu den Kunden. Ein weiterer Vorteil von SSCC-Codes besteht darin, dass Paletten mit Waren im Ganzen geliefert werden können. Die User müssen lediglich die Paletten-Etiketten mit den SSCC-Barcodes scannen, um zusätzliche Informationen über den Inhalt der gelieferten Ware direkt aus dem Lieferschein zu erfassen, wie etwa Chargennummer und Ablaufdatum. Der Einsatz von SSCC-Codes vereinfacht auch die Nachvollziehbarkeit der Paletten innerhalb des Logistikprozesses.

Milan Mikula, Solutions Manager, EDITEL CZ

AGROFERT UNTERNEHMEN

Zusätzliche Anforderungen an die Ausgestaltung
Zusätzlich zu den zentralen Projektzielen definierte AGROFERT auch einige Schlüsselelemente, die als entscheidend für die effiziente Nutzung des zukünftigen Systems angesehen wurden. Es musste sichergestellt werden, dass die Lösung alle Funktionalitäten eines standardmäßigen EDI-Systems beinhaltet und dass es die Umwandlung von Nachrichten von/in das EDIFACT-Format unterstützt, und zwar unter Beibehaltung aller bereits in Verwendung befindlichen Input-Datenformen (z.B. INHOUSE, IDOC, XML). Darüber hinaus musste die Lösung auch andere automatisierte Kommunikationskanäle wie etwa FTP, POP3 / SMTP, HTTP, Web-Services, SOAP sowie andere Protokolle unterstützen. AGROFERT wünschte sich zudem eine Website zur Überwachung aller übertragenen EDI-Nachrichten, Statistiken zu den Kommunikationsabläufen sowie für den automatischen Versand von Fehlermeldungen. Darüber hinaus war es wichtig, dass die Lösung alle eingesetzten EDI-Nachrichten elektronisch archiviert, entsprechend den gesetzlichen EU-Regelungen in allen teilnehmenden Ländern.

Umsetzung in 14 Unternehmen innerhalb von 10 Monaten
Nach der Ausschreibung entschied sich die Arbeitsgruppe für die von EDITEL eingereichte Lösung eXite® PRO. Diese umfangreiche Plattform bietet EDI-Services sowie vollautomatisierte Geschäftstransaktionen und senkt damit Verwaltungskosten bei gleichzeitiger Steigerung der unternehmerischen Effizienz. Das ausgewählte Angebot erfüllte alle in der Ausschreibung festgelegten Anforderungen.

Im Rahmen der Umsetzung waren zunächst einige Analysen notwendig, um zu definieren, welche Unternehmen welche Art von Nachrichten mit ihren Geschäftspartnern austauschen. Darüber hinaus galt es, die entsprechenden Translation Maps anzufertigen und die Einstellungen der bestehenden Kommunikationsmodule so zu ändern, dass sie den Anforderungen für die Datenübertragung entsprechen. Anhand dieser Analysen wurden dann Zeitpläne für die Migration zur finalen gemeinsamen EDI-Lösung bei den jeweiligen Unternehmen ausgearbeitet.

Die anschließende Migration wurde schrittweise durchgeführt. Man schloss die Implementierung in einem Unternehmen ab, bevor sie im nächsten gestartet wurde, wodurch sichergestellt war, dass der laufende Betrieb innerhalb der Gruppe nicht gestört wurde. Das gesamte Projekt (auch unter Berücksichtigung etwaiger neu in die Gruppe aufgenommener Unternehmen) erstreckte sich über 10 Monate. Insgesamt wurden vierzehn Unternehmen angebunden. Da die ausgewählten Unternehmen der AGROFERT Gruppe SAP verwenden, bestand abweichend vom ursprünglichen Ziel kein Bedarf einer Einführung einer einheitlichen Schnittstelle für Informationssysteme.

Dank des EDI-Projekts konnte in der AGROFERT Gruppe das interne System vollständig optimiert werden. Die Migration auf die neue Plattform brachte beträchtliche Kostensenkungen mit sich und vereinfacht dazu die Einbindung neuer Unternehmen in die geschäftliche Kommunikation. Angesichts der steigenden Transaktionen zwischen einzelnen Mitgliedern der AGROFERT Holding sorgt EDI für effizientere geschäftliche Kommunikation – all dies überwiegend dank des einheitlichen Systems sowie der Einrichtung gemeinsamer Arbeitsgruppen. Das System besticht durch seine sehr geringen Anforderungen an die Infrastruktur aller daran angeschlossenen Parteien. Die 24/7 Überwachung gibt AGROFERT laufenden Einblick in alle geschäftlichen Kommunikationsprozesse sowie Statusinformation über einzelne Prozesse. Teammitglieder haben mit dem für AGROFERT maßgeschneiderten eXite PRO ein effizientes Tool an der Hand, mit dem sie elektronische Dokumente, insbesondere elektronische Rechnungen, senden und empfangen können. Die Monitoring- und Reporting-Funktionen erlauben die Überwachung der elektronischen Geschäftsvorfälle sowie einzelner Transaktionen. Das System verarbeitet täglich an die 30.000 EDI-Nachrichten. Derzeit sind unter anderem die folgenden Nachrichtenformate in Verwendung:

  • Bestellungen (ORDERS)
  • Bestellbestätigung (ORDRSP)
  • Lieferscheine (DESADV)
  • Wareneingangsmeldungen (RECADV)
  • Ankündigungen der Warenrückgabe (RETANN)
  • Rechnungen (INVOIC)
  • Zahlungsavise (REMADV)
  • Lagerstandsmeldungen (INVRPT)

Jeden Monat werden über 200.000 EDI-Bestellungen gesendet oder versandt, ebenso wie rund 110.000 elektronische Lieferscheine und 75.000 Rechnungen. Derzeit werden weitere Unternehmen der AGROFERT Gruppe an das EDI-Kommunikationssystem angebunden. Darüber hinaus wird die EDI-Infrastruktur auch in anderen Geschäftsbereichen konzernweit weiterentwickelt.

EDI bei Agrofert im Überblick

  • Zentrale Projektziele
    • Vereinfachung des Elektronischen Dokumentenaustausches (EDI)
    • Zusammenführung aller EDI-Lösungen in einer zentralen Plattform
    • Senkung der Kosten für EDI-Kommunikationsprozesse
    • Einbindung aller externer und interner B2B-Kommunikationsprozesse
    • Bereitstellung aller standardmäßigen Funktionalitäten von EDI-Lösungen
    • Einbindung von raschen Reaktionsmöglichkeiten auf unkonventionelle Anfragen von Geschäftspartnern
    • Sicherstellung der Unterstützung anderer automatisierter Kommunikationskanäle
    • Ermöglichung der Integration in bestehende Informationssysteme
  • Zentrale Vorteile der Lösung
    • Anbindung mehrerer in vier unterschiedlichen Ländern ansässigen Lieferanten unter Verwendung einer einzigen Kommunikationsplattform
    • Ein einziges einfach zu handhabendes Software-Tool innerhalb der Infrastruktur eines jeden Mitglieds der AGROFERT Gruppe
    • Kein Bedarf an Investitionen in EDI-Software und besondere Hardware, es fallen nur Betriebskosten für Services an
    • Datenkonvertierung INHOUSE -> EDIFACT
    • Beibehaltung der aktuellen Datenstruktur bei den Mitgliedern der AGROFERT Gruppe
    • Automatisierte elektronische Signatur für ausgehende Nachrichten
    • Überprüfung der elektronischen Signatur bei eingehenden Nachrichten
    • Überwachung aller verfügbaren Kommunikationsprozesse
    • Beidseitige Zuordnung und Bewertung von geschäftlichen Transaktionen
    • Verpflichtende Archivierung der Dokumente in Langzeit-Archiv
    • 24/7 Monitoring durch Helpdesk
    • Lückenlose Erfüllung aller gesetzlichen Bestimmungen

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