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Am besten Weg zu EDI

Gute Vorbereitung sowie ein enges Zusammenspiel zwischen den einzelnen Geschäftspartnern und dem EDI-Dienstleister sind die Basis für erfolgreiche Digitalisierungsprojekte über Unternehmensgrenzen hinweg.

EDIElectronic Data Interchange…

oder auf Deutsch: Elektronischer Datenaustausch… was genau ist das eigentlich? Der Begriff ist ganz einfach zu verstehen, wenn man zwei Dinge weiß: 1.) Papier-Dokumente wie zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen werden durch elektronische Dokumente ersetzt. 2.) Daten werden in einem Standardformat so übermittelt, dass Sender und Empfänger das Dokument automatisiert übernehmen und weiterverarbeiten können. EDI ist daher ein Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen und Geschäftsdokumentenstandards mit einem wesentlichen Ziel: „Einen automatisierten Austausch von Informationen beziehungsweise Geschäftsdokumenten zwischen zwei IT-Systemen zu erreichen – ohne dass dabei manuell eingegriffen werden muss“, erklärt Gerd Marlovits, Geschäftsführer des EDI-Dienstleisters EDITEL. Umfassende Kosten- und Zeiteinsparungen sowie eine nachhaltige Prozessoptimierung für unterschiedlichste Unternehmensbereiche zählen zu den größten Vorteilen von EDI.

Viele Wege führen zum Ziel

Das Gute an EDI ist, dass es völlig unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche eingesetzt werden kann. Je nach individuellem Bedarf gibt es daher unterschiedlichste Möglichkeiten der Umsetzung. So bietet sich zum Beispiel für KMUs oder Start-Ups Web-EDI als kostengünstige Lösung an. Dabei handelt es sich um ein Online-Portal, wo rasch und einfach Aufträge abgerufen, Rechnungen erfasst und dem Kunden direkt übermittelt werden können. Kommt später jedoch einmal die Zeit, wo die Anzahl der EDI-Geschäftspartner oder die Höhe der Transaktionszahlen größer wird, so erweist sich ein „Upgrade“ zu einer integrierten EDI-Lösung als der einfachere und ressourcenschonendere Weg. „Oft kann es schon bei einigen wenigen Partnern möglich sein, dass beispielsweise die Kosten für den Mitarbeiter, der alles manuell in ein Web-Portal eingibt, weit höher sind, als die Umstellung auf eine integrierte EDI-Lösung“, weiß Gerd Marlovits. Für die Findung der geeignetsten Lösung empfiehlt sich laut Marlovits „jedenfalls eine gute Vorbereitung, dessen Entscheidung unbedingt auch auf Unternehmensebene und nicht nur auf technischer Ebene getroffen werden sollte“.

Eine Datendrehscheibe – viele Möglichkeiten

Die Ausgangslage und damit auch die Rahmenbedingungen EDI als Technologie erfolgreich zu nutzen, sind sehr unterschiedlich und stellen daher auch unterschiedliche Anforderungen an einen EDI-Provider. „Sehr oft sehen Unternehmen beispielsweise das bereits bestehende und bewährte Warenwirtschaftssystem als Hürde, die jedoch gar keine ist“, so Gerd Marlovits. EDITEL löst dies zum Beispiel mittels einer integrierten Schnittstelle zur Datendrehscheibe eXite, sodass die EDI-Funktionalität als Cloud-Service in Anspruch genommen werden kann. Und nicht nur das: Mit nur einer Verbindung zu eXite sind hinsichtlich EDI-Nutzung keine Grenzen mehr gesetzt. Das heißt sämtliche Geschäftsdokumente – von der Bestellung über Lieferscheine bis hin zur Rechnung – können mit allen Geschäftspartnern in Echtzeit ausgetauscht werden. Und dass etwa die EDI-Rechnung kein reines Thema der IT ist, zeigen darauf aufbauende Finanzierungs- bzw. Liquiditätskonzepte, wie Supply Chain Finance.

Und nun?

Am besten gleich starten – in nur sechs Schritten zur erfolgreichen EDI-Anbindung!

iStockphoto copyright metamorworks

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