Papierlos durch die Supply Chain

Von der Bestellung… über die Lieferung… bis zur Zahlung – und das ohne ein einziges Blatt Papier. Elektronischer Datenaustausch macht´s möglich.

Im Zusammenhang mit B2B-Prozessen hört man oft den Begriff des Order2Cash-Prozesses. Darunter versteht man den Prozess vom Eingang einer Bestellung bis zur Bezahlung der offenen Forderung. Moderne Order2Cash-Prozesse werden mit Hilfe von Elektronischem Datenaustausch (EDI) abgewickelt. Das bedeutet, dass anstelle von Papierdokumenten elektronische Dokumente zwischen den beteiligten Unternehmen ausgetauscht werden – also von der manuellen hin zur automatisierten Prozessabwicklung. Dadurch wird die Supply Chain papierlos, effizienter und sicherer. Und nicht nur das: Durch den Wegfall von Papier und manueller Eingaben spart man allem voran auch noch Zeit und Geld. Wie aber arbeitet man mit dem „Werkzeug EDI“ in der Praxis? Und wie sieht so eine papierlose Supply Chain aus?

Den Grundstein legen

Die Basis und damit den Grundstein jedes Order2Cash-Prozesses bildet der Stammdatenabgleich zwischen den Geschäftspartnern (PRICAT). Unter Stammdaten versteht man feststehende Informationen über einen Artikel oder dessen Verpackungsvarianten, auf die im Order2Cash-Prozess zurückgegriffen werden kann. Ist diese Basis in Ordnung, steht dem elektronischen Datenaustausch nichts mehr im Wege.

Und los geht´s…

Mit der Bestellung (ORDERS) beginnt der eigentliche Order2Cash-Prozess. Durch die elektronische Übermittlung werden Bestelldaten direkt in das ERP-System des Herstellers, also ohne Medienbruch, übernommen und lösen dort die Auftragsbearbeitung aus. Nach der Kommissionierung wird das elektronische Lieferaviso (DESADV) generiert, ein wichtiger Bestandteil für eine optimierte Anlieferabwicklung und bessere Disposition des Wareneingangs beim Handel. Damit können LKW-Standzeiten reduziert und die Warenübernahme beschleunigt werden. Die DESADV sollte immer zeitgerecht vor der Warenlieferung gesendet werden, um die Verarbeitung der Daten und somit auch die korrekte Weiterverarbeitung der Waren sicherzustellen. Ist die Lieferung korrekt, startet die automatische Rechnungsverarbeitung und dem Handel kann die elektronische Rechnung (INVOIC) gelegt werden.

Vermeintliche Hürden

Die unterschiedliche Ausgangslage und damit auch die Rahmenbedingungen für den Einsatz von EDI stellen für jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen dar. So werden dabei oft bereits bestehende und bewährte Warenwirtschaftssysteme als Hürde gesehen, die jedoch keine ist. Das Zauberwort heißt hier „Schnittstelle“. Damit können Informationen mittels „einer gemeinsamen Sprache“ von einem System ins andere übertragen werden. Die Sprache, die im EDI-Bereich de facto auf der ganzen Welt verstanden wird, ist EDIFACT. Als weitere „vermeintliche“ Hürde wird – vor allem im KMU- und Start-up-Bereich – sehr oft auch die Unternehmensgröße genannt. Aber auch da gibt es je nach individuellem Bedarf unterschiedlichste Möglichkeiten der Umsetzung. So bietet sich hier zum Beispiel Web-EDI als kostengünstige Lösung an. Dabei handelt es sich um ein Online-Portal, wo rasch und einfach Aufträge abgerufen, Rechnungen erfasst und dem Kunden direkt übermittelt werden können. Somit gibt es eigentlich keine wirklichen Hürden für die erfolgreiche Nutzung vom „Werkzeug EDI“. Was es jedenfalls braucht, ist eine gute Basis – im Sinne von guter Vorbereitung sowie engem Zusammenspiel zwischen den einzelnen Geschäftspartnern und dem EDI-Dienstleister.