Wie gut ist Ihr EDI-Know-how?

Diese 6 Fachbegriffe in der digitalen Supply Chain sollte jeder EDI-Anwender kennen

Die Nutzungsmöglichkeiten des Elektronischen Datenaustausches (EDI) sind zum Glück nicht auf bestimmte Branchen oder Unternehmensgrößen beschränkt. Nahezu jedes Unternehmen kann damit seine digitale Supply Chain optimieren, wobei EDI-Nutzer zu Beginn vermutlich auf Begriffe stoßen werden, die ein wenig erklärungsbedürftig sind. In diesem Blogbeitrag möchte ich vor allem jene Fachausdrücke beleuchten, die in Zusammenhang mit der nationalen oder globalen Lieferkette sehr wichtig sind.

Unterschiedlichste Einflussfaktoren sorgen immer wieder dafür, dass die globalen Lieferketten in gewissen Branchen oder Teilbereichen ins Stocken geraten. Daher sollte jedes Unternehmen seine eigene Supply Chain laufend auf den Prüfstand stellen und sich fragen: Was können wir tun, um den Waren-, den Dokumenten- sowie den Informationsfluss so reibungslos wie möglich zu gestalten bzw. um ihn zu optimieren? Ein ganz zentraler Erfolgsfaktor ist dabei der Elektronische Datenaustausch (EDI). Rund um die Lieferketten kursieren zahlreiche Fachausdrücke, die unter anderem auch sehr deutlich zeigen, dass branchenübergreifendes Denken in der Wirtschaftswelt immer wichtiger wird.

1. Electronic Data Interchange (EDI) in den globalen Lieferketten

Dass es sich bei EDI um eine global etablierte Technologie handelt, lässt sich bereits an der international gebräuchlichen englischen Bezeichnung für den Elektronischen Datenaustausch erahnen. Electronic Data Interchange (EDI) hat seine Ursprünge in den 60er-Jahren. Nach einer rasanten Ausdehnung auf andere Branchen und einer stetigen technologischen Weiterentwicklung wird EDI mittlerweile auf der ganzen Welt verstanden und genutzt. Unternehmen aller Größen, vom kleinen Familienbetrieb bis hin zum weltweit agierenden Konzern, tauschen dabei untereinander Geschäftsdokumente automatisiert in strukturierter Form – und somit maschinenlesbar – aus: Warenhersteller mit dem Handel, Warenhersteller mit den eigenen Lieferanten, diese Lieferanten wiederum mit den Sublieferanten und die Sublieferanten womöglich noch mit ihren Rohstoff-Lieferanten. EDI ist auch keiner bestimmten Branche vorbehalten. Angefangen von der Supply Chain im Handel über die Automobilproduktion und das Health-Care-Business bis hin zu Gastronomie, Finanzbranche, Logistik oder Behördenkommunikation reichen die Einsatzgebiete.

2. Order2Cash (O2C)- bzw. Purchase2Pay-Prozesse (P2P) in der Supply Chain

Auf Unternehmensebene spielen im Zusammenhang mit der Supply Chain die beiden Fachbegriffe Order2Cash– und Purchase2Pay-Prozess eine wichtige Rolle. Nachdem bei jedem Geschäftsfall in der Regel zwei Geschäftspartner beteiligt sind und einer davon als Auftraggeber fungiert und einer als Auftragnehmer, kommt es auf die jeweilige Sichtweise an, welcher Ausdruck gerade passend ist. Im Idealfall sollte ein Auftragnehmer vom Bestelleingang bis zur Zahlung also seine gesamte „Order2Cash“ digitalisieren, indem das eigene ERP- bzw. Warenwirtschaftsprogramm an jenes des Geschäftspartners angebunden wird. In weiterer Folge werden Bestellungen nur noch elektronisch empfangen und die Lieferscheine und Rechnungen den Geschäftskunden nur noch elektronisch übermittelt. Damit das optimal funktioniert, muss allerdings auch der Auftraggeber seine Beschaffungsvorgänge von der Bestellaufgabe bis zur Bezahlung der Rechnungen („Purchase2Pay“) mittels EDI digitalisieren.

3. Vendor Managed Inventory (VMI) zündet den Lieferketten-Turbo

Ein Fachbegriff, der in Zusammenhang mit der Optimierung von Lieferketten immer wichtiger wird, ist Vendor Managed Inventory (VMI), wobei manchmal auch die Bezeichnung Continuous Replenishment Program (CRP) dafür verwendet wird. Bei dieser speziellen Form des Supply Chain-Managements bekommt ein Lieferant täglich die Bestandsinformationen des Einzelhandels übermittelt und auf Basis dessen wird eine Bestellung generiert. Der Lieferant bzw. Warenhersteller übernimmt also de facto die Lagerbestückung seiner Kunden und sorgt dafür, dass eine Über- bzw. Unterversorgung vermieden wird. Mögliche Einsatzgebiete sind der Einzelhandel, indem die Regale laufend mit Standardartikeln bestückt werden, oder Apotheken, indem die ständige Verfügbarkeit von Medikamenten gewährleistet wird. Ideal ist VMI unter anderem aber auch für die Sicherstellung von permanentem Rohstoff-Nachschub für die Produzenten von „schnelldrehenden Konsumgütern“. Diese Güter werden in der Fachsprache als FMCG (Fast Moving Consumer Goods) bezeichnet.

4. CPFR light bezieht sogar Prognosen ins Liefermanagement ein

Keine Frage, die technischen Möglichkeiten von CRP bzw. VMI sind bereits beachtlich. Noch futuristischer mutet allerdings Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment (CPFR) an. Wobei futuristisch vielleicht der falsche Ausdruck ist, weil es diese noch viel zu wenig genutzte Option tatsächlich bereits gibt. Im Vergleich zu CRP und VMI werden bei CPFR nicht nur laufend die Bestandsdaten mit den Lieferanten abgeglichen, sondern auch die Zukunftsprognosen und Planungsrechnungen. Durch den Austausch von Bedarfs- und Bestellprognosen kann ein Produzent bzw. Lieferant seine Geschäftspartner dann noch präziser mit der tatsächlich benötigten Menge an Waren beliefern. Dadurch werden nicht nur die Lagerkosten äußerst geringgehalten, es können zum Beispiel auch Tonnen von Waren vor dem Verderben bewahrt werden. Eine Win-win-Situation für alle.

5. EDIFACT & Co als gemeinsame Standards

Damit Unternehmen untereinander Geschäftsdokumente elektronisch austauschen können, müssen sie sich zuvor für die Verwendung eines gemeinsamen Standards entscheiden. Das international sowie europaweit am weitesten verbreitete und branchenübergreifend genutzte Schnittstellen-Format nennt sich EDIFACT. Daneben gibt es neben sog. Subsets (aus EDIFACT abgeleitete Formate) aber noch zahlreiche branchenspezifische Standards: In Nordamerika beispielsweise wird vielfach ANSI X.12 genutzt. In Deutschland ist oft der Standard vom Verband der deutschen Automotive-Branche (VDA) anzutreffen und europaweit wird neben VDA auch noch relativ häufig ODETTE genutzt. Ein kleinerer Zulieferer, der beispielsweise einen großen Konzern beliefert, orientiert sich in der Regel an dessen Vorgaben. Das ist nahezu in allen Branchen so üblich und hat sich in der Praxis auch sehr gut bewährt.

6. Strichcodes für den Warenverkehr

Eine unverzichtbare Rolle in den nationalen und globalen Lieferketten haben auch die unterschiedlichsten Identifikationsnummern und Strichcodes eingenommen. Diese werden nicht nur auf den Produkten selbst angebracht, sondern auch auf den größeren Transporteinheiten. Auf Paletten oder Versandkartons sind im internationalen Warenverkehr sogenannte Serial Shipping Container Codes (SSCC) üblich – auf Deutsch auch unter dem Begriff „Nummer der Versandeinheit“ (NVE) bekannt. Die Produkte selbst benötigen eine Global Trade Item Number (GTIN), die Insider vermutlich auch noch unter der früheren Bezeichnung EAN-Code kennen dürften. Bei Fragen dazu wendet man sich als Unternehmen in Österreich am besten an GS1 Austria. Aber auch aufmerksamen Konsumenten sind diese GTINs vermutlich geläufig – und zwar von den Scanner-Kassen im Supermarkt. Genau genommen ist die Digitalisierung der Supply Chain nämlich gar nicht so kompliziert, wie so manche Fachausdrücke vielleicht vermuten lassen.