Zeit für Veränderung?

Ein Umstieg von Web-EDI auf eine integrierte Lösung

Auch bei einer beständigen Technologie wie EDI ist manchmal Veränderung gefragt. So zum Beispiel, wenn es um den Umstieg von Web-EDI auf eine integrierte Lösung geht. Wann macht´s Sinn? Wie geht man vor?

Für kleinere Unternehmen oder Start-ups bietet sich Web-EDI als hervorragende Einstiegslösung an, um mit einzelnen Geschäftspartnern Belege einfach und kostengünstig via EDI auszutauschen. Dennoch empfiehlt es sich nach einiger Zeit doch etwas genauer hinzuschauen: Ist die Anzahl der EDI-Geschäftspartner größer geworden? Gibt es trotz weniger Geschäftspartner möglicherweise besonders hohe Transaktionszahlen? Oder sind etwa die spezifischen Anforderungen – wie etwa bei Lieferungen ins Ausland oder bei komplexen Lieferscheinen – gestiegen? In diesem Fall empfiehlt EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits „unbedingt eine Analyse zu machen, ob eine integrierte Lösung möglicherweise einfacher und ressourcenschonender wäre.“ Die Grundvoraussetzung dafür: Eine sorgfältige Implementierung in ein vorhandenes Warenwirtschafts- bzw. ERP-System, um so sämtliche Warenbeschaffungsprozesse automatisiert weiterverarbeiten zu können. „Natürlich erfordert solch eine Implementierung einen gewissen Erstaufwand“ erklärt Marlovits. Aus langjähriger Erfahrung weiß er aber auch, „dass sich dieser rasch amortisiert und meines Wissens noch keiner unserer KundInnen den Umstieg bereut hat.“

Den richtigen Zeitpunkt nutzen

Der „richtige“ Zeitpunkt zum Umstieg von Web-EDI auf eine integrierte Lösung, ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr individuell. Viele EDITEL-KundInnen haben dafür beispielsweise den Umstieg auf ein neues Warenwirtschaftssystem genutzt und somit alles gleich „in einem Aufwasch“ erledigt. So wie beispielsweise die Firma Dorfinger, der größte Kartoffel-, Zwiebel- und Knoblauchproduzent Niederösterreichs. Als Zulieferer aller großen Handelsketten und einer Zusammenarbeit mit rund 150 Landwirten ist für deren Betriebsleiter Karlheinz Zelinger „eine gute funktionierende Geschäftskommunikation das Um und Auf.“ Mit der Umstellung auf das neue Warenwirtschaftssystem traceNET von activeIT erfolgte auch der Schritt von Web-EDI zur integrierten Lösung. Für Zelinger „ein wichtiger Schritt in Richtung Modernisierung. Alles läuft jetzt viel effizienter!“ Besonders hebt Zelinger hier die Nutzerfreundlichkeit hervor: „Die Lösung ist im Tagesgeschäft sehr gut umsetzbar, weshalb alle Beteiligten sehr zufrieden damit sind.“

Ressourcen schaffen

Den Umstieg auf ein neues Warenwirtschaftssystem nutzte auch die Wachauer Privatdestillerie Hellerschmid zur erfolgreichen EDI-Integration. Bernhard Hellerschmid, der den Betrieb in dritter Familiengeneration führt, sieht den größten Vorteil „vor allem in der Zeitersparnis. Wo vorher ein Mitarbeiter mit der Datenerfassung von der Bestellung bis zum Versand noch rund eine halbe Stunde beschäftigt war, bedarf es jetzt nur noch eines Knopfdrucks!“ Was er all jenen, die solch eine Umstellung noch vor sich haben, jedenfalls mitgibt „ist, bereits im Vorfeld möglichst jede nur erdenkliche Variante bzw. möglichst viele Handelspartner mit einzuplanen. Damit erspart man sich sehr viel Aufwand im Nachhinein“.

Bei der niederösterreichischen Orbis Handels GmbH wiederum war vor allem die steigende Anzahl an Belegen ausschlaggebend für den Schritt zur integrierten EDI-Lösung. So werden monatlich rund 500 Bestellungen mit der Baumarkt-Kette OBI ausgetauscht, die laut Michaela Prokesch, Innendienst-Mitarbeiterin bei Orbis, „ohne eine automatische Integration der Belege für uns nicht mehr bewältigbar gewesen wäre. Zusätzlich gab es laut Prokesch auch einen positiven Nebeneffekt: „Mit der Digitalisierung von Lieferschein und Rechnung wurde auch einem Anliegen unseres Kunden nachgegangen, was zusätzlich unsere Kundenbeziehung gestärkt hat.“

Web-EDI und integrierte Lösung im Vergleich