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Was macht ein Clown im Büro? Faxen!

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Der technologische Fortschritt – von Fax zu EDI

Es gibt Witze, die viele junge Menschen heutzutage gar nicht mehr verstehen. Zum Beispiel ein Wortspiel mit der Doppelbedeutung von „Faxen machen“ und dem Versenden einer Fernkopie, dem „Faxen“. Der eigentliche Witz an der Sache ist ohnehin ein anderer, denn Sie werden es nicht glauben, in wie vielen Büros diese aus dem 19. Jahrhundert stammende Technologie noch im Einsatz ist. Für Österreich gibt es zwar keine offiziellen Daten, aber in Deutschland nutzten laut dem Branchenverband Bitkom im Jahr 2021 noch 43 Prozent der befragten Unternehmen entweder „häufig“ oder sogar „sehr häufig“ ein Fax. Hierzulande dürfte es ähnlich aussehen. Schmäh ohne.

In Corona-Zeiten sind persönliche Geschäftstreffen zwar selten geworden, falls Ihnen beim nächsten Termin aber jemand eine Visitenkarte überreicht, achten Sie bitte darauf, auf wie vielen noch eine Faxnummer aufgedruckt ist. Voraussichtlich werden es viele sein. Oder beäugen Sie einfach mal ganz bewusst die Kontaktdaten in den Signaturen von E-Mails, die Sie bekommen. Sie werden wahrscheinlich auch dort überrascht sein.

Faxen ist in Österreich noch in vielen Branchen üblich

Das österreichische Internetportal Futurezone wollte es im September 2021 genauer wissen und hat bei der Regulierungsbehörde RTR sowie beim Mobilfunkbetreiber A1 angefragt, wie viele Faxgeräte noch im Umlauf sind bzw. wie viele Faxe hierzulande noch versendet werden. Allerdings ohne Erfolg, denn beide Organisationen trennen bei ihren Erhebungen nicht zwischen Telefonaten und Faxen. Beides läuft schließlich über Festnetzleitungen. Häufig anzutreffen ist diese ursprünglich aus dem 19. Jahrhundert stammende Technologie noch in Ämtern, Apotheken, der Pharmabranche, bei Ärzten, Rechtsanwälten und unter anderem auch bei vielen kleineren oder auch größeren Gewerbebetrieben.

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist auf dem Vormarsch

Um genau zu sein, ist nicht nur das Hantieren mit dieser veralteten Technologie ziemlich umständlich, sondern auch punkto Datenschutz recht problematisch. Vor allem weil gar nicht so selten auch sensible und/oder personenbezogene Daten im Spiel sind. Angefangen von Geschäftsinterna bis hin zu Patienten- und Klienten-Daten. Vom Papierverbrauch einmal abgesehen.

Darüber hinaus haben diese Medienbrüche an sich, dass Schriftstücke keine strukturierten – sprich maschinenlesbaren – Daten enthalten. Schickt der eine Geschäftspartner beispielsweise dem anderen eine Bestellung per Fax und müssen Daten erst wieder manuell erfasst werden, um daraus weitere Dokumente, wie Lieferscheine oder Rechnungen erstellen zu können. Diese Datenerfassung ist nicht nur mühsam, sondern natürlich auch fehleranfällig.

Daten aus Deutschland lassen Rückschlüsse auf Österreich zu

Bei wie vielen österreichischen Unternehmen das Faxen tatsächlich noch üblich ist, lässt sich anhand einer laufend erhobenen Studie vom Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche (Bitkom) erahnen. Die Verhaltensweisen beim „großen Bruder“ Deutschland sind ja oft sehr ähnlich. Demnach gewinnt die digitale Kommunikation zwar stetig weiter an Bedeutung, aber auch im Jahr 2021 nutzten noch 43 Prozent der befragten Unternehmen entweder „häufig“ oder sogar „sehr häufig“ ein Fax. Befragt wurden nicht etwa Kleinbetriebe oder gar Einmannbetriebe, wie man vielleicht vermuten könnte, sondern Betriebe ab 20 MitarbeiterInnen.

In Deutschland nutzten im Jahr 2021 noch immer 43 Prozent der Unternehmen „häufig“ oder „sehr häufig“ ein Fax (s. Bitkom Research 2021 Seite 5).

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Kanäle für die interne und externe Kommunikation – von Fax bis Smartphone.

Wer angesichts des immer noch sehr hohen Anteils von 43 Prozent an FaxbenutzerInnen im Jahr 2021 erstaunt sein sollte, der wird sich vielleicht wundern, dass es im Jahr 2016 – also vor gerade einmal 5 Jahren – noch stolze 79 Prozent waren (s. Bitkom-Studie 2020 Seite 41), 2018 sank der Anteil auf 62 Prozent und 2020 auf 49 Prozent (s. Grafik). So gesehen zeigt der Trend in eine eindeutige Richtung. In den meisten Fällen wird das Faxen jedoch durch Übermittlung per E-Mail ersetzt, wodurch eine automatisierte und integrierte Verarbeitung der Daten meist nicht erreicht wird. So gesehen ist diese Form der Digitalisierung nur die „halbe Miete“, denn an EDI führt heutzutage faktisch kein Weg mehr vorbei.

Wenn auch Sie von der digitalen Prozessautomatisierung profitieren wollen, rufen Sie uns einfach an. Bitte benützen Sie dazu einfach die Kontaktbox (rechts) und übermitteln Sie uns Ihre Anfrage. Gemeinsam werden wir dann dafür sorgen, dass Ihnen das umständliche Hantieren mit Faxgeräten künftig nur noch einen Lacher kostet. Versprochen!

EDIrico_Portrait_back-of-the-headZur Person

Clown Edirico
„Schluss mit dem Faxen!“

 

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Über EDITEL

EDITEL Austria GmbH

EDI-Dienstleister EDITEL ist ein führender internationaler Anbieter für EDI-Lösungen (EDI = Electronic Data Interchange). Das Unternehmen ist spezialisiert auf die Optimierung von Supply Chain Prozessen unterschiedlichster Unternehmen und Branchen.

Symbolfoto: copyright iStock, Bildnachweis XiXinXing

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